百货采购的特点
◎ 货源广泛
百货生产的工艺相对简单,技术要求也不是特别高,因此其生产厂家众多,货源十分广泛。就我国目前的百货生产及集散地主要在珠江三角洲,苏南经济圈及以义乌为中心的浙江等地。
◎ 价格差异大
由于生产厂家,用料、工艺及技术的不同,百货采购的价格差异很大。例如,同是一件西服,有几十元的、几百元的、进口的名牌西服则高达几万元。
◎ 品种繁多
百货采购总的特点是杂。百货的种类多,同一品牌的型号,花色也很多。
◎ 技术性较强
这是由于百货的自然属性所决定的。商品结构复杂,品种繁多,因为在经营上、保管运输上等都要求有一定的技术性。例如,玻璃制品必须要有很好的防震措施,衣服必须要有较好的保管条件,对于衣服的采购,采购人员必须有丰富的经验,对流行趋势、色彩具有很高的把握能力。
百货采购的方式
百货采购的方式是根据商品的销售情况,商品本身的特点和市场供求情况来确定的,百货的采购方式主要有以下几种:
◎ 订购
订购也称订货,超市和供应商,通过签订合同方式预先进行订购,也可以提供样品进行订购,供应商则按照合同规定的商品品种、规格、质量、数量、交货时间等进行交货。采取订购方式所收进的商品也都是比较重要的商品,订购一般要付给供应商一定的定金。
◎ 选购
选购是指超市根据需要向供应商选购商品,超市在进货上有充分的自主权,供应商也比较自由,这种方式能按需订购,避免商品的积压或脱销。订购、选购应是超市向供应商采购商品的主要方式。
◎ 进口商品
超市还根据国家的政策,结合市场需要,向国外供应商订购。订购时要说明商品的名称、数量、规格以及交货时间、运输方式等,集中送交外贸部门审批,并由有关进口公司据此向国外订货,然后根据国家规定的程序办理进货手续。我国加入WTO后超市进口商品的手续将会越来越简单。
◎ 分配、调拨
由超市总部向各分店分配、调拨百货,也是超市的主要采购进货方式。
◎ 企业代销
指商品销售以后再办理结算手续。这一形式是在市场商品日趋丰富,有些商品产大于销的形势下出现的。超市对于一些不收购、不订购、不选购的商品,以及正在打开销路的新产品等,由供应商委托代销,付给一定的手续费或给予一定的价格折率,这可使超市不担风险,放手销售,既有利于开拓商品的销路,促进工业生产的发展,又有利于扩大商业自身的采购业务,增加企业的收益。
◎ 联营联销
这一形式使工商、商商双方利益发生了内在联系,根据工商、商商双方各司其责,利益均沾、风险同担的原则实行联营联销。
百货采购的作业程序
百货采购的作业程序主要包括制定采购计划、下达订货单及验收处理。这里以实例形式介绍订单处理的作业程序。
◎ 例行订单的作业程序
本作业程序适用于如下商品:
较无季节性的商品
货源稳定的商品
价格稳定的商品
由百货部门的营业组长来执行续订货程序,其作业程序如下:
(1) 组长查核订单建议表,如有修改,则在旁边注明。
(2) 交由经理审核。
(3) 行政组于17:00以前收集订单建议表,将内容输入电脑。
(4) 第二天8:00以前,www.pmceo.com电脑部会自动打印出正式订单,行政组负责核对。在中午12:00以前传真给供应商。
(5) 供应商收到订单后回电告知行政组已收到订单。
(6) 验收组收货时,凭供应商的订单复印件,输入电脑即可打印订单作为依据。
◎ 经常性订单作业程序
本作业程序适用周转率高的商品(期间30天,周转6次以上)。大件商品:如卫生纸、家具,因体积大,没有很多空间可以储藏,因此只能订8天左右的数量。由食品及百货部门的各组组长来执行续订货程序。在下广告促销品订单时,须与采购组协调有关事项。
其作业流程内容如下:
(1) 组长填写订货申请单。
(2) 交给副经理、经理审批。
(3) 行政组于15:00以前收集续订货申请单并输入电脑完成正式订单,并将正式订单的号码填入续订货申请单,于17:00以前将续订货申请单交给供应商,传真后的续订货申请单作为追踪的依据保存。
(4) 供应商:供应商收到订单后回电告知行政组。
(5) 收货组:收货时,供应商告知收货组订单号码,输入订单号码即可找出订单以作为依据。
◎ 百货紧急订单作业程序顾客大量购买或订货系统估计错误导致缺货时。由食品及百货部门的营业组长执行紧急订货程序。其作业程序如下:
(1) 组长填写紧急订货申请单。
(2) 立即交由副经理、经理审核。
(3) 行政组将资料输入电脑完成正式订单,将订单号码填入紧急订货申请单,立即传真给供应商,并同时通过电脑联络确认。
(4) 收货组:供应商送货时告知订单号码;收货组输入订单号码后,优先收货并同时通知卖场,等收货完成后立即送入卖场。
篇2：物业公司物资采购管理程序
物业公司物资采购管理程序
1.0目的
对物资采购过程及供方进行控制，确保所采购的产品符合规定要求，价格达到成本控制的目的。
2.0适用范围
适用于丽江花园物业管理公司对服务所需的原材料采购的控制，对供方进行选择、评价和控制。
3.0职责
3.1行政部负责物资采购（各相关部门协助），负责按要求组织对供应采购物资及承包合同的供方进行评价，编制合格供方名录，对供方的供货、服务业绩定期进行评价，建立供方档案，执行采购作业。
3.2各部门或机构负责提供国家标准和行业标准、采购物品验收依据、准则或标准。技术部或使用部门、机构负责采购物品的检验或验证，协助核定分类物品及有关费用支出的价格。行政组织各使用部门的质量信息反馈，对分类物品供应的评价。
3.3财务部负责从资金上保证审批后项目的实施。
3.4管理者代表负责审核合格供方名录，并上报总经理批准。
3.5使用物品的相关部门人员负责对采购物资的质量进行检测。
4.0定义
4.1采购物资分类，根据对服务质量影响程度分为：
4.1.1A类：次采购金额在5万元（含5万元）以上的零星采购。
4.1.2B类：次采购金额在1万元（含1万元）以上，5万元（不含5万元）以下的零星采购。
4.1.3C类：次采购金额在1万元以下的零星采购。
4.1.4D类：紧急物品采购。
4.1.5E类:所有经常性采购的物品。
4.2供方：提供产品的组织或个人。
示例：制造商、批发商、产品的零售商或商贩、服务或信息的提供方。
注1：供方可以是组织内部的或外部的。
注2：在合同情况下供方有时称为“承包方”。
5.0工作程序
5.1物资采购的审批
5.1.1审批要填写《用款/采购计划》，由部门经理确认，财务总监审核后，报总经理批准。
5.1.2E类物品采购需专题报财务总监、总经理批准；D类物品由行政部组织，各相关部门协助进行招标，工作程序参照RGPM-7.2.1-B-01执行；C类物品采购由需求部门根据年度费用预算提出采购计划；B类物品采购需专题报告交财务总监、总经理批准，批准后由行政部组织货比三家，必要时签订合同，结果报财务总监、董事长批准；A类物品采购参照B类程序进行公开招标，并签订合同。
5.1.3《用款/采购计划》应清楚写明物资名称、规格、数量、价格、申请购买时间、用途、质量要求等。
5.2采购实施
5.2.1行政部负责实施采购，各相关部门协助。对于重要物资，必须在《合格物资供方名录》中选择供方。
5.2.2采购前采购员必须对《用款/采购计划》核实，在与供方沟通前，应确保规定的采购要求是充分的。
5.3采购物资的验证方式
5.3.1对采购的物资可以有如下几种验证方式：
a)由行政部组织相关部门进行进货验证；
b)由本公司在供方现场实施验证；
5.3.2行政部应在采购文件中规定验证的安排和产品放行的方法。
5.3.3验证活动可包括：检验或试验、外观检查、试用、提供合格证明文件等方式。根据《采购物资分类明细表》，在相应的检验规程中规定不同的验证方式。
5.4采购信息
采购信息表达拟采购的产品，适当时包括：
5.4.1产品采购批准的要求。
5.4.2对产品的验收要求。
5.4.3适用的质量管理体系要求。
5.4.4其他要求，如价格、数量、交付、人员等。
5.5公司的采购文件
文件包括：《用款/采购计划》、《采购物资分类明细表》、《采购合同》及附件等，由行政部保管。在与供方沟通前，原则上，应确认采购要求是，应由相应的发放部门负责人对采购要求是否充分进行审批。
5.6对采购物资供方的评价
5.6.1合格供应商的条件
a)有营业执照和相应的经营资格，具备持续稳定的合格产品供货渠道；
b)具有良好的供应物资业绩；
c)具有质量保证能力的证明（必要时）；
d)价格合理；
e)服务良好。
5.6.2行政部根据采购物资要求，组织有关人员对物资的质量、价格、履约率等进行比较，选择合格的供方，填写《物资供方评定记录表》。对同类的供货物资，应同时选择几家合格的供方以作比较。行政部负责建立并保存合格供方的质量记录。根据供方物资的类别及其质量保证能力，明确对供方的控制方式和程度。
5.6.3对有多年业务往来的重要物资供方，应提供其质量证明文件和定期检查记录，以证实其质量保证能力，适当时包括以下内容：
a)质量管理体系认证证书；
b)本公司对供方质量管理体系进行审核的结果；
c)本公司及供方其他顾客的满意程度调查；
d)供方产品的质量、价格、交货、服务能力等的检查记录；
e)供方的财务状况及服务和支持能力等。
5.6.4对第一次供应重要物资的供方，除提供充分的书面证明材料外，对物资应经样品检验及小批量试用，证明合格才能供货。具体步骤如下：
a)新供方根据提供的技术要求提供少量样品；
b)使用部门对样品进行验证，并填写《物资供方评定记录表》；
c)样品如不合格可再送样，但最多不能超过两次；
d)小批量进货验证或试用不合格则取消其供货资格。
e)样品验证、小批量试用均合格的供方经行政部审核，总经理批准后，可列入《合格物资供方名录》；
5.6.5零星采购物资供方，使用部门对其进货验证记录即为对此供方的评价。
5.6.7对连续两次供应物资有严重不合格的物资供方，应取消其供方资格。
5.7对合格供方的定期复评
行政部每年对合格物资供方进行一次跟踪复评，填写《物资供方业绩评定表》，评价时按百分制，质量评分占60%，交货期评分占20%，其他（如价格、售后服务等）占20%。评定总分低于60（或质量评分低于42），应取消其合格供方资格；如因特殊情况留用，应报管理者代表批准，但应加强对其供应物资的进货验证，连续第二次评分仍不合格，应取消其供货资格。
6.0相关文件
6.1《土建维修材料采购标准》RGPM-7.4.1–C-01-01
7.0质量记录
7.1《用款采购计划》RGPM–7.4.1–D-01-01
7.2《合格物资供方名录》RGPM–7.4.1–D-01-02
7.3《采购合同》RGPM–7.4.1–D-01-03
7.4《采购物资分类明细表》RGPM–7.4.1–D-01-04
7.5《物资供方调查表》RGPM–7.4.1–D-01-05
7.6《物资供方评定记录表》RGPM–7.4.1–D-01-06
7.7《物资供方业绩评定表》RGPM–7.4.1–D-01-07
7.8《物资供方评价档案》RGPM–7.4.1–D-01-08
篇3：酒店各部门文件备忘录采购单传递程序
酒店各部门文件、备忘录、采购单的传递程序
现各部门为文件的传递而影响了工作，鉴于此情况，为了提高文件和单据的传递效率，特规定以下程序：
备忘录的传递：
各部门起草的备忘录需按照要求的格式和字体打印出来，并有起草备忘录的部门经理的签字，交总经办审核，如有修改，请各部门修改后再递交总经办，由总经办递交总经理批阅后，总经办负责向各部门下发、专递，如有修改，总经办应及时通知其超备忘录的部门，按照总经理的意见修改后，再次按照以上程序递交。
采购单的传递：
各部门的采购单先递交采购部库管，如没有库存，此单由采购部负责向财务部传递，财务部审批后送总经理审批，审批后的采购单由总经办负责传采购部。
文件的传递：
各部门外出开会和接到得上级或职能部门的文件，应先送交办公室，由办公室做文件处理签后交总经理批阅，办公室按照总经理批阅的内容进行落实，相关部门落实完毕后，在文件上注明完成的时间和内容交办公室，由办公室向总经理汇报并保存。
周会纪要的传递：
每周的周会纪要，由总经办整理打印后，按以下部门经理签阅后自行向下一个部门传递，不得在部门滞留，部门经理请假的可以由部门代班人员代签。传递顺序：人事部、财务部、采购部、工程部、安全部、销售部、餐饮部、客房部、康乐部、娱乐部返回总经办。
EOD检查整改：
每天的EOD检查记录，由总经办分类电话通知相关部门，各部门能够整改的，整改后电话通知总经办整改结果，总经办要认真记录部门的反馈；如果当时不能整改或需要其他部门协助的，必须书面反馈总经办，并且在第二天的早回上汇报和协调；
紧急文件和单据的传递：
当有紧急的文件、备忘录、采购单等，可以不按此程序，但必须电话通知总经理，按照总经理的意见处理。
自行传递的内容：
各部门的单据需要传递3/F总公司的和需要说明的，由各部门自行传递。