投资开发公司档案管理规定

　　关于印发zz公司档案管理规定的通知

　　各部门：

　　为规范公司档案管理，有效保护和利用档案，为企业改革和发展服务，现将《zz公司档案管理规定》印发给你们，望结合实际，认真贯彻执行。

　　二〇**年四月**日

　　zz公司档案管理规定

　　第一章总则

　　第一条 为加强宁波zz投资开发有限公司（以下简称“公司”）档案管理，实现档案管理科学化、规范化、标准化，保证档案齐全、完整、准确、系统，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》，结合公司实际，特制定本规定。

　　第二条本规定所称档案指公司筹备、成立、建设、经营、投资、管理等各项工作中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种载体的历史记录。

　　第三条 档案管理是公司基础管理和国有资产保全的主要组成部分。公司档案管理工作实行统一领导、统一制度、集中管理的原则，既要维护档案完整与安全，又要便于公司有关部门研究和利用。

　　第四条 各部门及员工都有依法保护和使用公司档案的权利和义务。档案管理应列入各部门的工作计划，纳入有关人员岗位职责考核。

　　第五条 公司各部门定期向档案管理部门报送文件材料积累目录，按时移交归档文件材料；凡公司工作、业务产生的具有保存价值的文件材料，任何部门和个人不得私自保存、擅自销毁、据为已有或拒绝归档。

　　第六条 公司员工调离或退休时，必须办理档案归还手续，由档案管理部门确认后方可办理离职手续。

　　第七条 本规定适用于全公司。

　　第二章 档案管理机构

　　第八条 综合办公室是公司的档案管理部门，负责组织档案收集、整理、统计、保管、鉴定、销毁和提供利用等工作。

　　第九条 档案管理部门应充分贯彻落实上级部门有关档案管理各项规定、规范等要求，指导文件材料的收集、整理和归档；监督、检查档案管理各项规定、规范的执行情况。公司全体员工应积极支持与配合。

　　第三章 档案管理职责

　　第十条 档案管理部门职责

　　1.宣传、贯彻国家和上级部门有关档案管理工作的法律、法规、方针政策及业务规范。

　　2.编制和解释公司档案管理方案及档案管理规章制度、业务规范。

　　3.集中管理公司档案，统筹规划档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、统计和提供利用等工作，建立完善的档案检索工具。

　　4.对公司各部门的档案管理工作进行业务指导、监督和检查。

　　5.组织档案管理员参加业务培训，不断提高业务水平和理论知识。

　　6.负责公司内部档案管理工作检查和迎接上级档案管理工作检查。

　　7.对公司档案管理工作质量负责。

　　第四章 档案的收集归档

　　第十一条 原则上，收集、归档的文件材料应为原件，且应齐全、完整、准确、系统，具体参见公司附件《文书档案管理办法》、《工程技术档案管理办法》。

　　第五章 档案的整理

　　第十二条 档案整理遵循文件材料的形成特点和规律，保持它们之间的内在联系，并便于保管和利用。

　　第十三条 归档文件材料与档案根据公司《文书档案管理办法》和《工程技术档案管理办法》分类整理。

　　第十四条 特殊载体档案的整理，包括电子档案、照片档案、录音带、录像及实物档案整理分别编号后按年度建立总目录，根据不同性质介质予以保存。

　　第六章 档案的移交与接收

　　第十五条 各项工作形成的归档文件材料，由形成部门或第一接收部门规范整理，编制移交清单后及时向档案管理部门移交。

　　第十六条 档案管理部门按移交清单核查接收的档案，对不符合要求的档案，退回有关部门重新整理；对符合要求的档案，交接双方在一式两份的移交清单上签字，同时，归档移交清单电子版一份。

　　第七章档案的保管

　　第十七条 档案装具与保管方法

　　1.纸质档案整理后装入无酸卷盒后，按分类体系排列在档案柜(架)中保管。

　　2.底片、照片放在专门的胶片页夹和影集中保管；录音带、录像带、磁、光盘等磁性介质保存的档案要放入能屏蔽外磁场的柜中保存。

　　3.档案柜架在库房内要排列整齐美观，库房、柜架要标明编号。

　　4.排架方式规定：面对柜架自左而右，自上而下，案卷排列采用分类排架方式。

　　第八章 档案的保密

　　第十八条 公司员工应认真遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》和公司有关保密规定，保证档案不被泄密。

　　1.带密级的档案专柜专放，专人管理，编目时在分类目录标注。

　　2.按借阅权限借阅档案，并严格履行借阅手续。公司员工或外部人员因工作需要借阅、复印、摘抄或拍摄的，具体参见公司《档案借阅程序》(附件3)。

　　3.凡涉及档案机密的人员，不准在家庭成员及无关人员面前谈论有关档案机密内容，不得在普通电话、明码电报和私人通信中暴露档案机密。在调换工作时，对所管的档案办理交接手续，离职后不得泄露机密情况。

　　4.档案利用者应有保密意识，对所借档案妥善保管，及时归还，不得转借他人，不准携带公出、探亲访友、出入公共场所。

　　第九章 附则

　　第十九条

本规定由公司综合办公室负责解释。

　　第二十条 本规定自发布之日起实施。

　　附件：

　　1.文书档案管理办法

　　2.工程技术档案管理办法

　　3.档案借阅程序

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篇2：公司会计档案管理规定

　　公司会计档案管理规定

　　1.0 目的

　　会计档案是记录和反映公司各项经济业务的重要史料和证据，财务部要切实加强对会计档案的管理工作，建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等制度，切实把会计档案管好。

　　2.0 适用范围

　　2.1会计凭证:原始凭证、记帐凭证、银行对帐单、银行存款余额调节表。 2.2会计帐薄:现金和银行存款日记帐、明细帐、总帐、固定资产卡片、辅助帐薄。

　　2.3会计报表:月、季度会计报表，年度会计报表。 2.4电脑磁盘:储存会计核算资料、电脑核算程序。 2.5其他会计资料:帐单、发票、收据存根、计划统计报表、经济合同、会计移交清册等等。

　　3.0工作职责

　　(略)

　　4.0 程序要点

　　4.1公司每年形成的会计档案，都应由财务部按照归档要求，负责整理立卷或装订成册。当年会计档案在会计年度终了后可暂由财务部保管一年，期满之后，由财务部编造清册归档入库。

　　4.2已入库的会计档案，应保持原卷册的封装，需拆封整理的，由会计档案管理人员处理。

　　4.3会计档案的保管，必须存放有序，查找方便，同时严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损，散失和泄密。

　　4.4会计档案的保管期限据财政部的有关规定执行。

　　4.5公司保存的会计档案应根据本单位的业务需要，积极给予利用。公司其他部门查阅会计档案，须经有关负责人同意，要向保管人说明查阅范围，并按规定进行登记，查阅后及时归档。

　　4.6外单位查阅会计档案，需凭查阅单位介绍信，说明查阅范围，查阅人还应出示身份证件，经财务部经理批准后，才能办理登记查阅手续。

　　4.7查阅会计档案必须由保管人陪同，不得让查阅人单独在场。

　　4.8查阅时会计档案需保持原样，不得拆抽，涂改，如需复印的，须经财务部经理同意。

　　4.9会计档案保管期满，需销毁时，应指定专人鉴定审查、编造会计档案销毁清册，经酒店领导同意，报主管部门批准后方能销毁。对于其中未了结的债权债务的原始，应单独抽出，另行立卷，保管到结清为止。建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。

　　5.0 记录文件与控制表格

　　6.0 支持文件

　　无

篇3：广告公司档案管理规定

　　广告传媒公司档案管理规定

　　(一)公司的档案范围

　　1、企业行政文书档案：包括法规性文件;各种合同及协议书;会议文件;工作计划、规划和工作总结;有关人员的任免、奖励和处分、调配人事材料;职工花名册、人事档案等。

　　2、企业管理档案：包括企业生产经营计划、各种指标类定额类文件、企业管理方面的各种市场信息、劳动工资档案，固定资产及办公用品名册，产品质量、用户档案等。

　　3、企业技术档案：包括技术研究档案、项目方案、样片等。

　　4、企业会计档案：包括会计凭证档案、会计帐簿档案、会计报表档案等。

　　5、企业业务档案：包括与客户往来函件(含传真、电子邮件等)、商务报告、业务单据等。

　　6、企业声像档案：包括照片、录音、录像档案等。

　　(二)公司档案管理体制

　　1、公司档案管理机构：办公室统一管理公司各类档案(会计档案除外)。

　　2、公司指定专人分管公司档案工作，保管人须维护档案的完整与安全，并接受必要的培训。

　　(三)立卷归档制度

　　1、档案的收集：收集工作是建立在归档制度上的。各业务部门将办(理)完毕的文件材料，经过挑选，立卷，定期移交各档案室集中保存。

　　2、归档范围：凡本单位具有考查利用价值的文件材料。包括与客户的往来函件(含传真、电子邮件等)、商务报告、业务单据，以及工作日记、照片等各种形式、载体的文件。

　　3、归档时间：办(理)完毕的文件，按工作阶段性进行归档：

　　(1)按年形成的文件，第二年第一季度归档。

　　(2)凡有法律效用的文件材料，签订后就立即归档。当事人、部门负责人留复印件备查。

　　(3)凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。

　　(4)项目、科研课题，鉴定，验收后，两个月内归档。

　　4、归档要求

　　(1)材料完整齐全。

　　(2)系统、条理、保持有机联系。凡是归档文件材料，均要按其不同特征组卷，尽量保持它的内在联系，并区分它们不同的保存价值。文件分类准确、立卷合理。

　　(3)立卷时，要求将文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复等统一立卷，不得分散。

　　(4)在进行卷内文件排列时，要合理安排文件的先后秩序，按时间先后排列。对于同一事情的同一文件，应统一规定进行，比如：正件与附件，应正件在前，附件在后等。

　　(5)由档案部门对业务部门加以指导，协助业务部门共同做好旧档的组织工作。办(理)移交手续，双方在移交清册上签字。

　　5、部门归档要求

　　(1)编制立卷项目，将办(理)完毕的文件按有关条款归入卷内，便于次年立卷。

　　(2)文件按时间顺序排列，最近的在最上面。

　　(3)一个客户一个立卷，一个项目立一个卷，一个档案盒。

　　(4)贸易档案与往来函件分开放，贸易档案分笔次按各自的办(理)流水号放在文件袋里。

　　(5)定时交档案室：文件量少的，一季交一次，季后第一个月收集。文件量大的，一月交一次。

　　6、档案室在收到业务部门的归档和各类文件后进行分类编目排列。

　　7、记录档案文件材料目录须打印，统一用A4纸。

　　(四)、档案管理工作

　　1、档案的管理：区分全宗，正确立档单位;分类，依据档案、来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别;案卷排列并编制案卷目录。

　　2、档案保管：公司设立专用文件库保存档案。

　　3、档案的鉴定：从档案的内容、来源、时间、可靠程序、名称鉴别、档案价值，确定各类档案的保管期限，编制成表。

　　4、档案的销毁编制销毁清册;办(理)销毁手续，经总经理批准，方能销毁;销毁要有二人以上监销，并在清册上签字。

　　(五)、档案利用工作

　　1、凡需调阅档案，均须填写档案借阅单，依据借阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能借阅。借阅档案应在“档案借阅登记簿”上登记，注明借阅档案的名称、密级、借阅方式、数量、期限。

　　2、档案利用方式有：提供档案原件;提供档案复印件;提供文献索引资料。

　　3、档案管理部门要主动向部门员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、市场信息等。

　　4、依据国家统计和有关法律法规，做好企业档案统计工作。