**药业文件管理制度

　　1.目 的：为确保文件收发等事务正常、顺利进行，规范文件管理，特制定本规定。

　　2.适用范围：本制度适用于总公司，各分子公司应根据本制度制定细则并报总公司批准后执行。

　　3.权责说明：总经办管理公司的收发文工作，各部门负责本部门相关文件的管理。4.公司发文

　　4.1公司发文由公司总经理(或其授权人)签发，加盖公章有效。任何个人和部门不得随意起草以公司名义发布的文件。

　　4.2公司发文程序

　　4.2.1各部门制作以公司名义对外接洽或汇报的文件，必须经分管领导同意后起草，交总经办核稿后呈送总经理签发。

　　4.2.2总经理签发后由总经办制作文件，并将总经理签发原件一起送印鉴管理员盖章。

　　4.2.3盖章完毕后，由总经办办理发、送、呈、存档事宜。

　　4.2.4未签发的文件，总经办按收文分类登记;签发后的文件按发文分类登记。总经办需做好收文及发、送、呈登记，并将有总经理签字的原件存档。

　　4.3公司发文分类、编号：西藏药业〔20**〕××号。

　　4.4对外文件必须做成红头，以示严肃和正规，格式附后。

　　4.5无总经理或总经理授权人签字的文稿一律不得加盖公章。

　　5.公司部门发文

　　5.1公司部门在内部行文一律以部门第一负责人、部门分管领导同时签署生效，不再加盖部门印章;任何部门不得以个人签名或部门名义对外行文。

　　5.2公司部门发文主要分为总经办发文和其他部门发文。

　　5.2.1总经办发文：在管理制度内制订的实施细则，以及不必对子公司及公司外的其他单位发布的文件，原则上可由总经办制订、分管领导签发生效。

　　5.2.2其他部门发文。其他部门可在其部门职权范围内对公司内部部门行文，经部门经理、部门分管领导签发后，在公司内部有效。

　　5.3公司部门发文格式附后。

　　5.4部门发文超出部门职权范围，又不应由公司发文的，须由相关部门共同签发，经分管领导批准后行文。

　　5.5公司内部发文按以下办法分类、编号：

　　西藏药业(总经办、信息部、***)发〔20××〕××号

　　6.收文

　　6.1公司以外单位送、发给我公司的文件由收文单位签收，包括：政府职能部门行文、业务管理部门行文、合作、协作单位行文等，同时填写《收发文登记表》，格式附后。签收之后即存档一份并于接件当日立即填写《收文处理表》报送有关部门和有关人员，不得积压延误;属于急件的，应在接件后立即报送。

　　6.2各部门应指定专人办理收文事宜。

　　6.3各部门应将处理完后的来文、处理过程和处理结果一并交总经办存档，同时，每半年清理一次，没有及时存档的全部存档，并将填写的《收发文登记表》一起存档。

　　7.其他

　　7.1文件的发文、收文部门负责人应注明文件密级或者"不得复印"、"不得携出"字样。

　　7.1.1绝密：绝密档案涉及公司重大决策的核心机密，如董事会、公司经营体制度改革、财务制度改革、兼并关联企业等文件，公司项目招投标文件、财务账册、营销策划方案、项目设计方案等文件。

　　7.1.2机密：机密档案为公司重要证件批文、合同协议、技术资料、人事劳资体系等文件。

　　7.1.3 秘密：秘密档案为仅可内部公开的一般文件资料。

　　7.2各部门对各类文件必须严格分类、专人管理并妥善保管。

　　7.3单位、个人调、借阅文件或部门间借阅文件，必须按规定填写文件借阅登记表，属秘密级以上的文件需分管领导以上人员批准。

　　7.4文件及有关资料的打印、复印、签章，必须按规定严格办理，并做好登记，严禁未经同意私自处理。

　　7.5收发文处理不当或不及时造成损失的，由公司专题会讨论处理办法。失密、泄密的按专项管理制度规定处理，没有或不及时归档的，每次贡献50元爱心基金。

　　8.附则

　　8.1 本制度由总经办负责解释。

　　8.2本制度施行后，凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定即行废止。

　　8.3 本制度经总经理批准后自颁布之日起执行。修改时亦同。

　　附：

篇2：物业管理招标文件编制须注意的问题

　　物业管理招标文件编制须注意的问题

　　随着《成都市物业管理招标投标暂行办法》的实施，物业管理招投标在成都市逐渐兴起，据不完全统计，至20**年初，全市通过招投标方式选聘物业管理企业的已达160个项目。

　　通过一年来对本市物业管理招投标活动的参与，现就有关物业管理招标文件编制中应注意的问题谈谈自己的看法。

　　一、目前物业管理招标文件普遍存在的问题

　　1）对招标项目基本情况的描述过于简略，各类技术参数和指标不完整。

　　招标文件对招标项目的描述是投标人据已对项目进行评估和编制投标文件的主要依据，也是评标时专家必须了解和掌握的重要数据。但是在相当一部分招标文件中，“项目简要说明”只仅仅是表明地理位置、总建筑面积、总户数、容积率、绿地率、有多少个停车位等。而有关项目的配套设施设备、环境条件、投标人必须掌握的各类技术参数和指标则很不完整。据了解，造成如此状况的原因有二:一是开发商对物业管理不太重视，仅提供一些基本数据就让相关人员(或代理机构)编制招标文件;二是仓促招标，资料本身就不完整。

　　《成都市物业管理招标投标暂行办法》规定:“预售新建商品房项目的，应当在取得《商品房预售许可证》之前完成”，但是并没有明确各类项目在具备什么条件下才能进行物业管理招标。

　　因此，一些开发商为了早日取得《商品房预售许可证》，就“尽可能地将工作做在前面”，在配套设施设备还没有最后确定的情况下就仓促招标，故无法提供较为详细的技术参数。还有一种情况是开发商对项目实行总体规划、分期开发，在进行物业管理招标时，招标人只能提供首期开发物业的数据，但是又要对项目进行总体招标，因此根本就没有完整的数据。

　　招标项目的技术参数和指标是招标文件的要件之一，不完整的项目信息使投标人很难准确地编制投标文件，尽管“现场勘察”和“答疑”也可以增加对项目的了解，但是对于在建项目而言，“现场”只是一个工地;在配套设施设备尚未确定的情况下，“答疑会”也无法回答相关问题。这种现象实际上损害了投标人的利益，因为在配套设施设备未确定、技术参数和指标的不完整的情况下投标人是无法比较准确地测算出物业管理成本的，如果成本测算偏低，则将造成日后的经营亏损;如果成本测算偏高，又有可能造成因报价高而投标不中。

　　同时，招标项目数据的不完整还影响了评标委员会对投标文件的评审。法律、法规、规章和招标文件是评标委员会对投标文件评审的依据，招标文件提供的情况、数据不完整，使评标委员会成员难以判断投标文件中的管理服务措施是否适合项目需要;人员配置是否合理;成本测算是否准确等，从而影响了评标的科学性。

　　2）文件前后不对应，评标内容、方法、标准界定不严密，缺乏逻辑性。

　　一些招标文件前后不对应，逻辑性较差，例如:有的招标文件在“技术规范及要求”或“投标文件的编写”中提出了一些要求投标人响应的内容、要求和标准，但是，这些内容、要求和标准在评标内容、评分标准中却未得到体现，而一些在招标文件中没有要求的内容却出现在评分标准中。这种文件逻辑上的矛盾不仅使评标专家无所适从，而且还使招标的择优性大打折扣。

　　此外，在笔者所见到的不少招标文件中，对评标的方法和标准界定不严密，“评分细则”不细，例如:在“评分细则”中只是简单的标注“好(或合理)得多少分(通常是满分);一般得多少分(通常是满分的50%);不好得多少分(通常是0分)”，但是，什么标准是“好、一般、不好”，文件并没有描述，这一方面增加了评标的难度，另一方面增大了评标中的随意性。

　　3）技术要求雷同，评分标准缺乏对项目的针对性。

　　为了有利于物业管理招投标的实施，成都市房管局印发了《物业管理招标文件(示范文本)》。“示范文本”主要为住宅小区的前期物业管理招标提供了招标文件的范本，但是一些招标人和代理机构却照本宣科，不分物业类型、不管项目特点，一律按照“示范文本”编制招标文件，这就造成了各类物业技术要求雷同，项目的个性需求难以满足。

　　另外，一些招标文件的评分标准缺乏对项目的针对性，例如:本市曾有一座7万多平方米的大型、智能化程度较高的办公大楼进行物业管理招标，但是，在招标文件有关投标人资信的评分标准中，却没有突出投标人应具有大型、高智能化办公楼宇的管理经验，而仅以管理过普通1万平方米办公楼的经验作为评定管理业绩的标准。众所周知，一座7万多平方米的大型办公楼宇和一个1万余平方米的小型写字楼不论是在设施设备的配置，还是在对管理服务技术支持的需求上都是有很大的差异的，管理过多个小型办公楼的经验并不一定适用于一座大型办公楼宇。评分标准缺乏对项目的针对性，极有可能造成招标结果违背招标人的初衷。

　　4）评标方法欠规范，影响其合法性。

　　《成都市物业管理评标规则(试行)》规定:“物业管理评标方法一般采用综合评估法，或者法律、行政法规允许的其他评标方法”，并明确规定:“资信部分、技术部分、商务部分、现场答辩部分评审评分权重比例可以为20:30:30:20 ”。另外，政府采购，财政部令第18号《政府采购货物和服务招标投标管理办法》也明确规定:“采用综合评分法的，货物项目的价格分值占总分值的比重(即权值)为30~60%;服务项目的价格分值占总分值的比重(即权值)为10%至30%”。以上两个文件均明确了采用综合评分法的商务分值(价格分值)的评分权重比例最高为30%。

　　目前成都市对物业管理招投标的评标方法基本上都采用综合评估法，但是有不少的招标人(其中包括政府采购)并未按文件规定设置评分权重，而随意将商务分值的评分权重比例提高到35%或40%，甚至更高。

　　物业管理招标是一项服务采购，采用综合评分法的目的是为了最大限度地满足招标人的实质性要求，如果招标人决定以价格作为确定中标候选人的主要因素，那么就应该选用最低评标价法。在采用综合评估法作为物业管理招投标的评标方法的前提下，过分强调商务分值(价格分值)不仅其合法性值得商榷，而且还有可能造成评标结果偏离招标人的实质性要求。

　　二、关于规范招标文件的建议

　　招标文件是招标活动最直接的依据，对招标项目的描述、技术规范及要求、投标人须知、技术响应、评标程序和标准、投标文件格式等项目是其主要的内容，文件内在的逻辑性、完整性、对项目的针对性和合法性是其精髓所在。规范物业管理招投标活动，首先应当规范招标文件的编制。为此，笔者建议通过加强物业管理招标备案的审核来控制和减少招标文件中的不规范、不严谨的现象:

　　1）增加对物业管理招标条件的限制。

　　“建住房〔20**)130号”文件和地方行业主管部门的有关文件对完成物业管理招标投标工作的时限做了规定，但是都没有就物业管理招标所应具备的条件做出界定，由此就出现了前述的招标文件要件不全的现象。为了杜绝这一问题的出现，建议对物业管理招标的前提条件进行规范。

　　2）实行专家审核制度。

　　在物业管理招标备案时，可由行业主管部门安排，在专家库中随机抽取2~3名物业管理评标专家对招标文件进行审核，将发现的不规范、不严密或有碍公平、公正等的相关内容向招标人(或代理机构)提出，并请其修正;同时，专家还可以根据招标人的实际需求提出相关的建设性意见。

　　通过规范招标文件，将能更好地坚持和贯彻物业管理招标“三公一诚”的原则。

　　参考文献:

　　①成都市房产局，《 成都市物业管理招标文件(示范文本)》[20**]210号

　　②谢绍志，《物业管理与招标投标实务全书》，安徽文化音像出版社，20**.11

篇3：探析物业管理文件资料送达和签收

　　探析物业管理文件资料送达和签收

　　作为物业管理从业者，熟知物业管理法律知识可以使我们很好地与发展商、客户进行沟通交流，对日常工作帮助很大。下面我们就一起去探讨两个在物业管理中经常遇到的案例。

　　案例一：入伙后，管理处接到房屋质量问题的报修，经过现场查看，初步判定是施工质量问题，工作人员填写《工程质量问题通知单》告知施工单位、请施工单位负责人签收。这个签收是否有效？几年后，该单能否做证据使用、效力如何？

　　案例二：某小区入伙将近2年，有几户业主一直没有来办理入伙手续。管理处想给业主寄发催费通知单，就按照发展商提供的业主身份证复印件上的地址寄发了催费通知单。请问，按这个地址寄发的催费通知单是否合适、是否具有法律效力？

　　案例一涉及文件资料的签收问题，案例二涉及文件资料的送达和通讯地址问题，这都是在我们日常工作中最常见、经常发生的事情。对于上述提问，大家似乎不假思索的就能给出答案，“施工单位负责人都签字了，单据肯定有效！身份证上面的地址是户籍所在地，肯定具有法律效力！”

　　但事实呢？我们看看律师给出的专业意见。

　　案例一：经过一段时间（如几年）后，管理处如何证明该签字人员是施工单位的负责人？即便证明了签字人是施工单位的负责人，但又如何证明该签字是其本人的签字？

　　案例二：律师给出的意见是，按身份证上登记的地址寄送函件不一定有效！因为身份证上的地址是户籍所在地，但通常人们的经常居住地、实际居住地与户籍所在地存在不一致的问题。而且，在商品房买卖合同中都会约定业主的实际通讯地址，该地址才是最具有法律效力的联系地址！管理处寄发函件应往业主留存在买卖合同中的地址为准。

　　那么，在日常工作中我们该如何操作、注意哪些细节，才能尽可能的规避法律风险呢？

　　一、关于通讯地址和联系人的问题。

　　1、新项目入伙前，以发展商整理登记的地址为准（如发展商寄发《入伙通知书》的地址）。

　　2、新项目办理业主入伙时，请业主重新登记最新的通讯地址（在登记表上，应注明，该通讯地址作为日常联系使用，具有法律效力），并请业主提供电子邮件地址。

　　3、如业主没有办理入伙手续，待入伙过程结束后，向发展商确认业主的通讯地址（该地址一般以商品房买卖合同上的地址为准，如业主更改了通讯地址，应以最后登记地址为准，并复印该合同和文件存档）。

　　4、如业主办理了入伙手续，但没有居住在物业小区内；如向业主发函，可以同时向小区内的业主房屋地址、登记的通讯地址、身份证地址等寄发函件。

　　5、对于工程维保单位。可在入伙前，物业公司与所有施工单位签订一份书面协议（或采用《会议纪要》形式），约定各个施工单位负责接收《维修通知单》负责人，并请负责人人在协议上留取签字样本。或者，请发展商要求各施工单位发函给物业公司、管理处，明确施工单位接收《维修通知单》的负责人及签字样本。

　　6、对于其他供方、合作方及关联方等，可在合同、协议文本中（或另行起草协议）约定双方的通讯地址、联系人、联系人签字样本及联系电话等内容。

　　二、关于文件资料的送达和签收问题。

　　送达是法律术语，是指人民法院依照法律规定的程序和方式，将诉讼文书送交当事人或者其他诉讼参与人的行为。目前我国法律没有对通知、往来函件等非诉讼类文件的送达做出规范，但在实际工作，文件资料送达是很多很频繁的，如工程维修通知、催费通知、与发展商的往来函件等，这些文件资料如在日后涉及到诉讼、仲裁等法律程序，就需要举证人证明文件资料已送到收件人手中。但通常我们认为实实在在是对方签收文件资料，在律师眼中不堪一击、没有什么证据力。除本文最初列举的第2个案例，还有以下常见的不太具有证据力或证据力很弱的情况，如：

　　1、向业主送达催费通知单、装修整改通知单等不利于业主的文件资料，业主往往拒签、或者是由业主家庭成员签收的。

　　2、将催费通知单、装修整改通知单等文件资料贴在业主家的大门上，然后附加当日报纸（着重突出报纸日期）拍照存档，作为证据。

　　3、将催费通知单、各类通知等资料直接投递到业主信箱中。但事后查找《前期物业服务协议》、《物业服务合同》、《管理规约》等文件资料中都没有业主同意或认可、将业主信箱约定成法定通讯地址的约定内容。

　　4、发展商或相关单位发函。

　　（1）使用传真方式，但没有合同或协议约定传真号码。

　　（2）有书面签收的，但签收人不是合同或协议约定的签收人，或者书面签收人不是单位的法人代表、负责人或具有收发文件职责的行政、门岗人员。

　　（3）发文单位请签收人员在签收表上签名，但事后不能证明签字文件内容与留存文件内容相一致。

　　（4）发文单位请签收人在发函函件复印件上签收，但只有签名和日期，无详细的签收单位和签收人的职务，证据力很弱。

　　那我们在实践中如何送达和签收函件，才是合法有效、才能成为以后双方争议乃至诉讼时对己方有利的证据。我们可以：

　　1、按本文前段内容，提前在合同和协议中约定联系地址、通讯地址（送达地址）和联系人或文件签收人（预留签名样式），以便文件的直接送达。

　　2、直接送达。自然人的必须由本人签收（无完全民事行为能力人由法定代理人签收）；受送达人是法人或者其他组织的，应当由法人的法定代表人、其他组织的主要负责人或者该法人、组织负责收件的人签收；受送达人有代理人（需提前书面告知，或有合同、协议约定），可以送交其代理人签收。

　　3、邮寄送达。目前常用的是采用“EMS”邮政快递或其他快递公司邮寄送达。但须注意：

　　（1）发件人一定要在快递运单上的“物品名称”及“数量”一栏中详细记载文件的准确名称及份数（如：邮寄催费通知单，在快递运单上要注明“物业服务费催缴通知单、文件份数和页数、欠费期间、欠费金额等”）。

　　（2）保存好快递运单的底单和函件复印件；如快递被退回，将退回的快递保存好。

　　（3）如邮寄函件是多页的、需注意函件要加盖骑缝章。

　　（4）业主具体居住地址不确定的，可多发几份快递，可以同时向身份证登记地址、提前约定的通讯地址及物业小区内的房屋地址等击发快递。

　　（5）、重要文件或需要证据力很强的文件，可采用“公正送达”。

　　4、电子邮箱送达。电子邮箱作为现代人常用的联系方式，以其快速、便利、成本低等优势已成为人们生活中不可或缺的一部分。而且，电子邮件被新合同法所确认，采用电子邮箱形式发送函件是具有法律效力的。另外，发送电子邮件等数据电文、只要该数据电子到达被送达人的特定系统就视为送达，不存在拒收的情况。发送电子邮件，我们需要注意：

　　（1）必须提前在合同、协议或者其他书面文件中约定好电子邮箱，并注明该电子邮箱作为有效通讯联系地址、具有法律效力。

　　（2）对外发送相关邮件时务必使用公司邮箱 ；在公司邮箱的设置上，设置发送回执，这样对方收到邮件后打开即发送送达回执，表明对方已收到。

　　（3）注意保存电子邮件，不要随便删除，以便应对不时之需；重要的邮件要另外备份，重装电脑系统等要备份出所有邮件。

　　（4）通过邮件的后续行为确定电子邮件的存在，例如在发出电子邮件交易信息后，发出方在之后的交易单证中证明了前期电子邮件中的内容。

　　（5）重要文件可采用扫描仪等器材制作成图片、作为附件发送，避免篡改。

　　在日常工作中，如须向业主、发展商及相关供方送达文件资料，在直接送达存在困难的情况下，我建议应采用快递和电子邮件形式送达。

　　三、关于外来函件的签收问题。

　　我们在日常工作中，经常碰到业主、发展商拿著书面函件（不利于我方的函件）要求签收。签还是不签，大家心里很纠结，因为大家通常认为签收函件就相当于确认了函件的内容了，其实不然。律师告诉我们，外来函件大部分都可以签收，但若涉及到与公司有关权利处分的事宜时，当场不要做任何有关责任方面的承诺即可。

　　那么，收到外来函件（直接、邮件或者电子邮件等）我们该注意什么呢？

　　1、签收确认。在签收后要做好登记记录（包括签收时间），对于签收的函件应充分重视，所有来函应保留存档以备随时查询。

　　2、如有异议应及时回函。对来函中所述内容如有异议的，则应及时回函澄清，表明观点。

　　3、如对方又回函表示新的不同意见时，应再予回函澄清。如无新意见，则不必回函。

　　以上，就是本人的片面之见，希望能起到抛砖引玉的作用，引起大家思考和注意。

　　周勇/《深圳物业管理》/20**年第7期