某公司文书档案管理制度

　　一、文书档案是公司在社会活动中形成的，能反映公司一定时期、一定方面重要情况的历史记录。

　　二、公司文书档案的主管部门为办公室，主管人员为办公室文员。

　　三、公司文书档案的范围为：

　　1、上级机关的有关方针、政策性的文件材料。

　　2、其他机关的与公司工作密切相关的文件材料。

　　3、公司经理办公会议及重要会议的记录。

　　4、公司关于整体工作的或关于某项工作重要的规划、计划、安排、指示、决定、总结、汇报等文件资料。

　　5、公司关于机构变更、印章使用、管理人员任免、员工奖惩的有关文件资料。

　　6、公司领导在重要会议上的讲话的文稿或记录稿。

　　7、新闻媒体刊载、播发的反映公司情况的报道材料。

　　8、其他有查考利用价值的各类资料。

　　五、收集报刊应注意收集整份，尽量不要剪裁，并要备有复印件供利用。

　　六、对收集到的档案资料，要逐件确定其保存价值，保存期限及是否需要补充相关资料。

　　七、在充分占用档案资料并经过鉴定的基础上，要进一步对其进行整理，即进行基本的分类、组合、排列和编目。

　　八、公司文书档案分类采取年度--组织-保管期限分类法。

　　九、卷内文件先按作者划分，再按文件的形成时间顺序排列。卷内目录按预设项目逐项填写，附于卷内文件前面。

　　十、卷内文件经有机组合和系统排列后，要按每份文件在卷内排列的顺序页码编写张号。其方法是卷内文件除空白纸外，凡载有图文信息的正反面均每页依次编一个张号。左侧装订的案卷，张号标注在每页的右上角;上部装订的案卷，张号标注在每页的下方中间。

　　十一、装订之前，要将文件上的订书钉、回形针等铁物全部拆除，以免锈蚀案卷。

　　十二、档案保管工作的中心任务是维护档案的完整和安全。具体要做到：

　　1、 防火、防光。保管档案的器具要远离火源，附近要备有灭火设施，要避免阳光直射。

　　2、防潮、防霉。要采取措施，控制好档案存放环境的温度和湿度，保持通风。

　　3、防尘、防虫。档案存放要相对密封，要防止和抑制档案害虫的繁殖和发育。

　　十三、保管以录音带、录像带为载体的档案还要注意防磁，只允许使用木制的柜子存放，且每半年倒放一次磁带。照片保管要防潮，要收集底片并附样照。

　　十四、档案案卷摆放采取年度排列前提，即以年度流水编号，按年度因素置前序次排列。

　　十五、办公室积极提供文书档案为公司的经营管理和生存发展服务，提供利用的主要方式是：

　　1、查阅。即在保管档案的室内阅读需要利用的档案，但不准转抄。

　　2、借阅。将档案借走要有严格的交接签字手续，并限定归还日期。

　　3、复制。复制档案的副本或摘录要在办公室文员的监督下进行，对重要的复制件视同正本管理。

　　4、 咨询。由办公室文员查阅档案后，回答利用者的询问。

　　十六、文书档案属于公司机密，无论采取何种方式利用文书档案，都必须事先经过办公室主任批准。

　　十七、积极推行文书档案的电脑化管理，逐步增加文书档案的机读载体。

篇2：某粮食局文书档案管理制度

　　粮食局文书档案管理制度

　　一、本局文档的收集整理、编目立档和收发管理等工作，由办公室指定专人负责。文档管理人员要热爱本职工作，刻苦学习业务知识，不断提高业务水平和工作能力。

　　二、凡属本局在公务活动中形成的具有保存价值的文件、材料，都必须整理、立卷、归档。文件材料归档须及时、准确、完整，以利于保管、查找和利用，并保留原件。要编制档案保管期限表，分为永久、长期、短期三种立卷保存。档案的立卷归档工作应在第二年上半年内完成。

　　三、查阅文档必须办理手续。本单位人员查阅档案，由办公室主任批准;外单位须凭单位介绍信，经主管局长批准后方可查阅;档案资料一般不借出，如确需借出时，须经中心主任批准，并严格办理借阅手续，按期归还。

　　四、文档管理人员和借阅人员都要严格遵守保密、保管纪律，严防失、泄密事故发生。要爱护档案，不准擅自摘录、涂改、拆卷和转借，严格维护档案资料的完整和安全。

　　五、文档管理人员要定期进行档案的清理核对和安全检查，做到防火、防盗、防潮、防虫蛀，确保档案的安全、有效。

　　六、档案的鉴定销毁工作，必须按照有关规定和程序组织实施。

　　七、文档管理人员调动时，要做好档案的交接工作。

篇3：投资公司文书档案管理制度

　　投资开发公司文书档案管理制度

　　第一章 总则

　　第一条 为规范公司文书档案管理，维护档案材料的完整性、系统性和准确性，更好地促进公司各项工作，特制订本制度。

　　第二条 归档的文书档案应字迹清晰、完整有效。

　　第三条 本制度适用于公司办公室的文书档案管理工作。

　　第二章 文书档案管理职责

　　第四条 综合办公室是文书档案管理的职能部门，办公室派专人负责对文书档案的管理工作。

　　第五条 文书档案管理岗位职责：负责对文书档案材料的收集、鉴别、分类、装盒、归档和保管。

　　第三章 文书档案文件材料归档范围

　　第六条文书档案文件材料的归档范围

　　1．会议类

　　1.1公司召开的职工大会、年度工作会议材料；

　　1.2董事会、股东会会议材料；

　　1.3总经理办公会议记录、纪要；

　　1.4党支部会议记录、纪要；

　　1.5各类项目方面的评审会、专家论证会、协调会、座谈会及听证会等会议纪要、会议照片、录音等；

　　1.6参加上级及其他单位召开的会议带回的会议材料。

　　2．上级单位颁发的需公司执行的文件。

　　3．上级单位领导视察、检查公司工作时的指示、讲话、题词、照片等材料。

　　4．上级单位发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

　　5．公司的请示与上级单位的批复文件。

　　6．公司印发的各类文件与有关单位来往的文书。

　　7．公司反映主要职能活动的报告、总结。

　　8．公司的各种工作计划、总结、报告、财务年报、统计报表及简报。

　　9．本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

　　10．本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

　　11．本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

　　12．公司成立、合并、变更、启用印章等文件材料。

　　13．反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

　　14．公司制定的章程、规章制度、业务管理规程等文件材料。

　　第四章 文书档案归档整理

　　第七条 归档文件是应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

　　第八条 归档文件整理是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒，使之有序化的过程。

　　第九条 归档文件整理的要求

　　1．归档文件要齐全完整，按年度—组织机构进行分类。

　　2．对跨年度文件的处理：年度计划、规划、总结、预决算、统计报表等放在针对年度；跨年度或多年度的的计划，放在针对的第一年；跨年度的规划放在针对的第一年整理；跨年度或多年度的总结，放在针对的最后一年；跨年度的请示与批复，放在复文年，没有复文的放在请示年；跨年度的会议文件放在会议开幕年，也可放在会议执行年。

　　3．归档文件整理工作由形成归档文件的业务部门负责。

　　3.1以公司名义发出的文件，归入公司机构类。由综合办公室档案管理员负责整理工作；

　　3.2以业务部门名义发出的文件材料，归入业务部门机构类，由各部门专门人员负责整理工作。

　　4．归档文件整理时所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

　　5．归档文件整理应按照文件形成的规律，保持文件之间的有机联系，并按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

　　6．归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。

　　7．不同年度形成的归档文件不应放入同一档案盒。

　　8．应使用规范的归档文件目录、备考表、档案盒。

　　第十条 归档文件整理程序

　　1．将归档文件以件为整理单位，进行文件级管理。

　　1.1每份文件为一件；

　　1.2文件正文、发文稿纸与底稿为一件，重要文件须保留历次修改稿的，其正文与历次底稿（包括定稿）各为一件；排列顺序为：正文、发文稿纸、底稿；

　　1.3正文与附件为一件，附件数量较多或者太厚不易装订时，也可各为一件；排列顺序为：正文、附件、发文稿纸、底稿；

　　1.4原件与复制件为一件；排列顺序为：原件、复制件；

　　1.5转发文与被转发文为一件；排列顺序为：转发文、被转发文、发文稿纸、底稿；

　　1.6报表、名册、图册等一册（本）为一件；

　　1.7来文与复文为一件；排列顺序为：复文、发文稿纸、来文。

　　2．按归档文件质量要求对破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。

　　2.1归档文件材料由于使用不当，产生文件材料破损、局部残缺等现象，应在装订前进行修裱（修补或托裱）；

　　2.2对字迹模糊或易退变的文件，采用复印的方式进行复制，如：传真件字迹耐久性差，须复制后才能归档；

　　2.3纸张幅面大于A4纸时需要对超大纸张加以折叠，如：报表、图样等。

　　3．去除易锈蚀的装订用品（订书钉、曲别针、大头针等），以避免对档案潜在的危害。

　　4．将归档文件按件装订，装订方式采用左上角装订，应将左、上侧对齐；便于翻阅利用。

　　5．在每件首页上端中间空白位置加盖归档章，按分类、排列次序逐件编号，并填写相关内容。

　　6．按分类方案和件号顺序填写归档文件目录。归档文件目录设置：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

　　7．填写备考表，备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。

　　8．按件号顺序装入统一规定的档案盒。

　　9．填写档案盒盒脊的项目，包括年度、机构、起止件号和盒号。

　　第十一条 文书档案整理归档工作应在每年4月底前完成。

　　第五章 文书档案保管

　　第十二条 档案要分类，保管要有条理，主次分明，存放科学。

　　第十三条 档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

　　第十四条 经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

　　第十五条 严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

　　第十六条 凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

　　第六章 档案借阅制度

　　第十七条 档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

　　第十八条 借阅档案，必须填写《档案借阅登记表》。借阅时间一律不得超过一周，必要时可以续借，但重要文件必须当天归还。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经综合办公室主任报总经理批准。

　　第十九条 严格遵守保密工作条例，档案管理人员和借阅人员均不得泄密，对密级高的档案，要经综合办公室主任批准后方可借阅。

　　第二十条 借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。

　　第二十一条 借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

　　第七章 其他

　　第二十二条 本制度自签发之日起执行。

　　第二十三条 本制度最终解释权归综合办公室。