1.目的

　　为了使公司各部门文件管理规范化、系统化,加强文件起草的准确性和文件执行的有效性,特制定本制度。

　　2.适用范围

　　本制度适用于方正物业管理公司各部门及下属公司。

　　3.文件的类别、定义

　　3.1类别:

　　3.1.1公文按文种分为:管理制度、管理办法、请示、报告、通知、申请、通报、决定、会议纪要、传真、工作联系函等。

　　3.2定义:

　　3.2.1对公司范围内的工作事务制订带有约束性的规章制度,用"管理制度"或"管理规定"。 规定某些事项的工作流程或各部门的职责、职权的规章制度文件用"管理办法"。

　　3.2.2向集团领导、::公司领导请求指示、批准或汇报工作时,用"请示"或"报告"文种。同一级别请求批准事项时,可用"申请";经领导批示文件,可用传真。

　　3.2.3上级部门向下级部门传达重要情况,用"通报"或"决定"。

　　3.2.4对公司内部公布制度、办法及其它需要周知和共同执行的事项、计划、规定等,用"通知"。

　　3.2.5与集团兄弟公司进行工作接洽,需对方给以反馈时,要求填写中颐集团工作联络函。

　　3.2.6对周例会、总结计划会、部门工作沟通会等会议的内容纲要,规定事项和工作指示等,用"会议纪要",并发给相关与会人员。

　　4、文件格式

　　4.1规章制度格式:由首页表头+正文+页数组成。

　　4.1.1首页表头格式:

　　说明:首页的表头包括右上角注释、公司商标、权责单位、总页数、生效日期、替代文件、编号、拟稿人、审核人、审批人、主题、归档密级。

　　[右上角注释]:要求注明发文单位及规章制度的形式。(如公司发的管理制度,为“方正物业公司管理制度”;如公司发的管理办法,为“方正物业公司管理办法”,依此类推。)

　　[公司商标]:要求所有的文件首页必须加上公司的商标。

　　[权责单位]:行文部门名称(以便文件阅读者可将有关信息反馈给行文部门)。

　　[总页数]:共多少页(含附件)。

　　[生效日期]:文件自何时起生效。

　　[替代文件]:被新文件取代的原文件编号。

　　[编号]:由发文单位代号、年度及三位序数组成。

　　发文单位代号一般为各发文单位的第一个字起头。公司部门代号:行政人事部-“人字”、客户服务部-“客字”

篇2：物业公司质量体系文件管理程序

　　物业公司质量体系文件管理程序

　　1.0目的

　　对质量管理体系文件予以控制，确保在使用时可获得有关版本的适用体系文

　　件。

　　2.0适用范围

　　适用于公司质量管理体系文件的控制。

　　3.0职责

　　3.1总经理负责对公司质量管理体系文件的评审和批准。

　　3.2管理者代表负责对公司质量管理体系文件的总体控制。

　　3.3办公室负责组织质量管理体系文件的建立、整理、发放、使用、保管以及更改控制。

　　3.4各部门负责管理本部门持有的质量管理体系文件，并确保体系文件的有效使用。

　　4.0 过程识别

　　5.0 行为准则

　　a)文件应清晰，便于识别，发布前得到批准；

　　b)外来文件应识别并控制其发放；

　　c)使用文件场所都应得到相关文件的有效版本；

　　d)对作废文件做出标识或隔离，防止非预期使用；

　　e)手册(含程序)发布或换版时应先评审、批准后发布；

　　f)文件现行及更改状态确保可识别.

　　6.0 程序

　　6.1 文件分类

　　6.1.1 质量管理体系文件包含手册、管理制度、技术文件、质量记录表式等由办公室负责组织编写、修改和管理；

　　6.1.2 行政管理文件包括外来文件和本公司文件由办公室报批并控制分发.

　　6.2 文件编目及标识

　　6.2.1 为确保文件的唯一性，公司做出规定:

　　a)质量手册:郑州-Y*-20**表示:××市××公司质量手册20**年版.每页A-0表示A版第0次修改.

　　b)质量记录:JL-8.3-01表示质量手册中第8.3不合格的控制要素中第一个记录.

　　6.3 文件控制

　　-编制文件应收集企业背景资料并按ISO9000系列标准要求编审；

　　-所有支持体系过程的文件发布前得到批准，确保适应性；

　　-文件发放由主管部门登记编号并用分发/回收记录控制发放；

　　-文件印制或复印应确保清晰、易于辨别，并注明其版本或修订状态；

　　-手册管理执行质量手册管理规定；

　　-主管部门拟列文件总清单，便于检索和控制文件有效性；

　　-文件发放时在可能情况下及时收回作废/失效文件，包括图纸，确保使用场所持有文件的唯一性和有效性；

　　-用于参改的作废文件或备用文件做出标识或单独存放.

　　6.4 文件更改

　　6.4.1 质量手册程序修改，由主管部门填写《文件更改申请单》任管理者代表审核后报总经理批准，手册修改量大可采取换页、修改页数超过三分之一应重新换版印发.换版应评审后由总经理批准.

　　6.4.2 技术文件、管理文件更改和换文由管理者代表或主管副总经理批准，如需改换文件修改部门，该部门应获得文件编制的原背景资料.

　　6.5 文件使用与保管

　　1)文件领用时，领用人应在分发记录上签字；

　　2)文件分发范围由主管领导审批；

　　3)文件使用中不得损坏、乱涂或私自修改，保证文件清晰易于识别；

　　4)妥善保管文件，放在通风、干燥、安全的地方；

　　5)文件可以是书面，如有条件也可使用电子媒体，但注意留有备份；

　　6)文件作废销毁应有管理者代表批准.

　　7.0 相关文件

　　7.1 记录控制程序

　　7.2 管理策划控制程序

　　7.3 产品实现策划(施工组织设计)管理程序

　　8.0 记录

　　8.1 文件发放回收记录

　　8.2 部门要控文件清单

　　8.3 文件更修改申请单

篇3：X物业常规服务文件管理规定

1.0 目的
规定物业管理部、各地物业公司常规服务文件的编写、上报、审批程序，对常规服务文件的编制、审批、发放等全过程进行控制，确保物业管理部及各地物业公司所使用的常规服务文件的有效性。

2.0 适用范围
适合于物业管理部及各地物业公司常规服务文件的控制。

3.0定义
常规服务文件是指企业服务标准、各项目等级服务标准、物业管理部检查标准、各地物业公司职能部室检查标准及各项目作业指导书及物业管理部、各地物业公司的检查通报。

4.0 职责
4.1、物业管理部负责物业公司企业常规服务标准（例如**物业企业等级服务标准、各项目等级服务标准）的编制审核，负责物业管理部对各地物业公司常规服务检查的检查标准、检查通报的编制审核，负责组织各地物业公司对常规服务文件进行适宜性评审。
4.2、各地物业公司：
4.2.1各地物业公司经理负责本公司职能部室的常规服务检查标准及管辖项目各专业作业指导书的审批。
4.2.2各地物业公司的职能部室负责对所辖项目常规服务检查的检查标准、检查通报的编制审核，组织所辖项目对作业作业指导书进行适宜性评审。
4.2.3各项目负责本项目内各专业作业指导书的编制、审核、修订、管理。

5.0常规服务文件的分类及编号
5.1 常规服务文件分类
5.1.1 按照文件作用分：**物业常规服务文件分为服务标准、检查标准、作业指导书及检查通报。
服务标准分为**物业企业等级服务标准和各项目等级服务标准。
检查标准分为物业管理部检查标准和物业公司检查标准。
作业指导书即各项目的常规服务操作性文件。
检查通报是指物业管理部及各地物业公司职能部室常规服务检查的检查通报。
5.1.2 按照编制部门分为：常规服务文件分为物业管理部常规服务文件、物业公司常规服务文件及各项目常规服务文件。
物业管理部常规服务文件有服务标准、检查标准和检查通报。服务标准包括**物业企业等级服务标准、各项目等级服务标准。
物业公司常规服务文件有物业公司各职能部室常规服务检查标准、检查通报。
各项目常规服务文件有项目作业指导书，包括项目管理规定及各专业组作业指导书。
5.2常规服务文件编号

5.2.1 服务标准编号规定
a)文件类别服务标准为（A）；文件级别：分为1-4级，如果是整体企业标准（Q），如果是项目的服务标准为项目名称代码，如廊坊阿尔卡迪亚（LA），廊坊锦绣（LJ），廊坊群星（LQ），霸州阿尔卡迪亚（BA），沧州丽水（CL），蚌埠阿尔卡迪亚（BA），南京水榭（NS），南京方州（NF）…，如果是单项服务标准为专业名称代码/等级号，如综合管理类一级标准（GL/1），安防类二级标准（AF/2），环境类三级标准（HJ/3），维修类四级标准（W*/4）；文件序号为发放号和年号的组合，分别取两位有效数字-01**、02**、03**…，其中**代表发放年号20**年计为05，20**年计为06，以此类推。
b) 服务标准编号图示
RSWY- A-***-****

文件序号
文件级别
文件类别
即：RSWY-A-文件级别-文件序号。
例如：**物业企业等级服务标准，20**年第1号，文件编号为：RSWY-A-Q-0105；**物业廊坊锦绣等级服务标准，20**年第2号，文件编号为：RSWY-A-LJ-0205；**物业安防类一级服务标准，20**年第3号，编号为：RSWY-A-AF/1-0305。

5.2.2 检查标准编号规定
a)文件类别：检查标准为（B）；使用部门为物业管理部（WG）或**物业公司（地点代码，如LF、CZ、BB、NJ）；检查类别，如综合管理类（GL），安防类（AF），环境类（HJ），维修类（W*）；文件序号同上；
b)检查标准编号图示：
RSWY-B-***-***-**** 文件序号
使用部门
检查类别
即：RSWY-B-检查类别-使用部门-文件序号。
例如：物业管理部综合管理类检查标准，20**年第1号，编号为：RSWY-B-GL-WG-0105；廊坊物业公司环境类检查标准，20**年第2号，编号为：RSWY-B-HJ-LF-0205。

5.2.3 检查通报编号
a)文件类别：检查通报为（C）；
如果编制部门为物业管理部（wg）；发放对象为**物业公司，廊坊物业公司（LF），沧州物业（cz），南京物业公司（nj），蚌埠物业公司（bb）；文件序号同上。
b)编号图示：
RSWY-C-***-****
文件序号
发放对象
编制部门
即：RSWY-C-发放对象-序号。
备注：如果编制部门为**物业公司(**RSWY),廊坊**物业(LFRSWY)、南京**物业（NJRSWY）、沧州**物业（CZRSWY）、蚌埠**物业（BBRSWY）等；发放对象省略，其它不变。即：**RSWY-C-序号。
例如：物业管理部对沧州物业公司的检查通报， 20**年第5号，编号为RSWY-C-CZ-0505；廊坊物业公司检查通报，20**年第5号，编号为LFRSWY-C-0505.

5.2.3 作业指导书编号
a)文件类别：作业指导书编号为D，一般省略；使用部门为**物业公司*