物业管理手册：记录控制程序
1、目的
对记录进行有效控制，为服务质量符合规定要求和管理体系有效运行提供证据。
2、适用范围
适用于对管理体系运行中记录的控制。
3、职责
3.1品质部负责对公司各种记录的管理、监督和归档工作。
3.2各相关部门负责对本部门记录进行收集、整理和保管工作。
4、程序
4.1记录的格式
4.1.1各部门提出本部门质量记录格式，经品质部编号后备案。
4.1.2品质部根据实际情况统一确定记录的格式和编号，经管理者代表批准后执行。
4.1.3质量记录的修改，由各责任部门提出申请、并设计新的质量记录格式，经品质部编号后备案，经管理者代表批准后执行。
4.1.4记录的编号按《文件控制程序》中相关规定执行，每一种质量记录表格均应有唯一的名称，并通过对质量记录表格的编号加以识别。
4.2记录的填制要求
4.2.1记录、表格填写必须用钢笔或中性笔，统一为黑色字体，内容完整、真实。
4.2.2记录填写应及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，应采用“-”划去，各相关栏目签名应签全名。
4.2.3修改要用“-”划去，在其上方更改并由更改人签上姓名和日期。
4.3记录的收集和保存
4.3.1各相关部门每月26日前将本月《服务过程检验单》、《空置房屋检验单》和根据《业主回访单》、《业主投诉处置单》等情况进行汇总填写的《月管理目标、指标完成情况统计分析》交品质部。
4.3.2品质部每月28日前根据《服务过程检验单》、《品质部抽检单》和《月管理目标、指标完成情况统计分析》填写《月管理目标、指标检验汇总分析》，并发放到各相关部门。
4.3.3各相关部门根据上月《月管理目标、指标检验汇总分析》填写《不合格项纠正（预防）措施》于每月5日前交品质部。
4.3.4接待专员或接待主管每月月底前将本月《维修任务单》交相关客服主管入档保存。
4.3.5各部门人员的《工作日志》由各部门第一责任人负责进行收集、保存。
4.3.6各部门负责对本部门所有记录进行装订和归档管理。记录可以以磁盘、电子文档等媒体方式保存或传递。
4.3.7记录的保存期限及保存地点见附录。
4.4记录的查阅
4.4.1如需查阅公司保存的记录时，经相关责任人同意，填制《记录查阅单》后方可查阅，其内容包括：查阅人、查阅内容、查阅时间、归还时间、记录编号等。
4.4.2查阅的文件必须保证其完好无损，归还时应办理相应手续。
4.5记录的保护、销毁
4.5.1记录必须实施专人管理，每月月底进行整理一次，保证其完好性。
4.5.2记录保存时间见附表，超过年限时由相关部门填制《记录销毁单》，并报管理者代表批准后由品质部负责监督销毁，销毁单内容包括：销毁的文件名称、件数、编号、销毁人、监毁人、审批人等。
4.6品质部每季度对各部门的填写和保管情况进行抽查并填制《品质部抽检单》
5、相关文件
5.1《文件控制程序》
6、相关记录
6.1《记录查阅单》JW/JL-4.2.4-001
6.2《记录销毁单》JW/JL-4.2.4-002
6.3《品质部抽检单》JW/JL-5.4.5-003
6.4《业主投诉处置单》JW/JL-7.2-002
篇2：质量记录控制序程
1.目的
通过对质量记录的控制和管理,为产品符合规定要求及质量体系的有效运行提供客观证据。
2.范围
适用于公司质量体系运行和项目开发建设全过程质量记录的控制。
3.职责
3.1 工程部负责质量记录的设置,编制质量记录清单,监督检查各部门的执行情况。
3.2 各部门负责所分管质量活动中质量记录的管理,并按规定进行有关记录的移交。
3.3 总经理工作部负责公司的档案管理工作。
4.控制程序
4.1 质量记录的设置
4.1.1 工程部负责对质量体系文件中涉及的质量记录进行汇总,编制质量记录清单和表格样式,具体见Q/TZH-WI-034《质量记录表格样式汇编》。
4.1.2 当质量记录需要进行增加和删除时,由使用部门提出申请,填写"质量记录变更申请单",阐明理由,属表格形式的要提供表样,报工程部审批后开始启用。
4.1.3 工程部负责对批准使用的质量记录进行编号,并将其列入质量记录清单。
4.2 质量记录的编号
质量记录的编号由设置编号和填报编号两部分组成:
4.2.1 质量记录的设置编号位于记录左上方,其结构为:QRSS-**
其中:QR-表示质量记录
SS-**该记录顺序号
4.2.2 质量记录的填报编号位于记录右上方,其结构为:
MMM-SS-***
其中:MMM-填报部门代号,各部门的代号见Q/TZH-WI-006《文件编码规定》;
SS-填报年号
***-填报的顺序号
4.3 质量记录的填写要求做到:
a.字迹清楚,表达明确;
b.真实、客观、准确、及时地反映活动的过程和结果;
c.具备记录人的签字和填写的日期;
4.4 质量记录的传递
4.4.1由各部门资料员负责按照质量记录的传递路线,进行质量记录的传递。
4.4.2质量记录的传递,以相关人员在记录上的签字、档案移交记录表、盒内文件清单等形式作为传递过程的记录,必要时,可登记"质量记录发放登记台帐"和"质量记录接收登记台帐"。
4.5 质量记录的收集、贮存和归档
4.5.1 各部门资料员负责收集整理质量记录,在专门位置存放,进行保管和维护,以备查阅。
4.5.2 根据Q/TZH-WI-008《档案管理办法》的要求,由部门资料员负责对质量记录进行整理归档。
4.5.3 总经理工作部负责对归档后的质量记录进行管理,保存期限按Q/TZH-WI-008《档案管理办法》的规定执行。
4.5.4 各部门保管的质量记录的保存期限为五年,逾期可自行销毁处理。
4.6 质量记录的查阅
查阅人员需查阅质量记录时,应征得部门负责人同意后,方可进行查阅。当顾客提出查阅要求时,由接待部门征得工程部的同意后,为顾客提供有关的质量记录。
5.质量记录
5.1 QR19-01 质量记录变更申请单
5.2 QR19-02 质量记录发放登记台帐
5.3 QR19-03质量记录接收登记台帐
6.支持性文件
6.1 Q/TZH-WI-006《文件编码规定》
6.2 Q/TZH-WI-008《档案管理办法》
6.3 Q/TZH-WI-034《质量记录表格样式汇编》
篇3：房地产公司质量手册:质量记录控制工作程序
房地产公司质量手册：质量记录控制程序
1.目的
通过对质量记录的控制和管理，为产品符合规定要求及质量体系的有效运行提供客观证据。
2.范围
适用于公司质量体系运行和项目开发建设全过程质量记录的控制。
3．职责
3.1 工程部负责质量记录的设置，编制质量记录清单，监督检查各部门的执行情况。
3.2 各部门负责所分管质量活动中质量记录的管理，并按规定进行有关记录的移交。
3.3 总经理工作部负责公司的档案管理工作。
4．控制程序
4.1 质量记录的设置
4.1.1 工程部负责对质量体系文件中涉及的质量记录进行汇总，编制质量记录清单和表格样式，具体见Q/TZH-WI-034《质量记录表格样式汇编》。
4.1.2 当质量记录需要进行增加和删除时，由使用部门提出申请，填写“质量记录变更申请单”，阐明理由，属表格形式的要提供表样，报工程部审批后开始启用。
4.1.3 工程部负责对批准使用的质量记录进行编号，并将其列入质量记录清单。
4.2 质量记录的编号
质量记录的编号由设置编号和填报编号两部分组成：
4.2.1 质量记录的设置编号位于记录左上方，其结构为：QRSS-**
其中：QR-表示质量记录
SS-**该记录顺序号
4.2.2 质量记录的填报编号位于记录右上方，其结构为：
MMM-SS-***
其中：MMM-填报部门代号，各部门的代号见Q/TZH-WI-006《文件编码规定》；
SS-填报年号
***-填报的顺序号
4.3 质量记录的填写要求做到：
字迹清楚，表达明确；
真实、客观、准确、及时地反映活动的过程和结果；
具备记录人的签字和填写的日期；
4.4 质量记录的传递
4.4.1由各部门资料员负责按照质量记录的传递路线，进行质量记录的传递。
4.4.2质量记录的传递，以相关人员在记录上的签字、档案移交记录表、盒内文件清单等形式作为传递过程的记录，必要时，可登记“质量记录发放登记台帐”和“质量记录接收登记台帐”。
4.5 质量记录的收集、贮存和归档
4.5.1 各部门资料员负责收集整理质量记录，在专门位置存放，进行保管和维护，以备查阅。
4.5.2 根据Q/TZH-WI-008《档案管理办法》的要求，由部门资料员负责对质量记录进行整理归档。
4.5.3 总经理工作部负责对归档后的质量记录进行管理，保存期限按Q/TZH-WI-008《档案管理办法》的规定执行。
4.5.4 各部门保管的质量记录的保存期限为五年，逾期可自行销毁处理。
4.6 质量记录的查阅
查阅人员需查阅质量记录时，应征得部门负责人同意后，方可进行查阅。当顾客提出查阅要求时，由接待部门征得工程部的同意后，为顾客提供有关的质量记录。
5.质量记录
5.1 QR19-01 质量记录变更申请单
5.2 QR19-02 质量记录发放登记台帐
5.3 QR19-03 质量记录接收登记台帐
6.支持性文件
6.1 Q/TZH-WI-006《文件编码规定》
6.2 Q/TZH-WI-008《档案管理办法》
6.3 Q/TZH-WI-034《质量记录表格样式汇编》