物业管理有限公司程序文件
--合同评审程序
1.目的
明确合同条款，保障供需双方权益，为合同评审提供指引。
2.范围
适用于公司各部门。
3.定义
与产品有关的合同：包括A类合同、B类合同。A类合同是指物业委托管理合同和新服务项目合同;B类合同指常规服务项目合同。
一般合同：指物资采购合同、服务外包合同、特约商户合同、房屋租赁合同等。
4.职责
4.1总经理负责物业管理合同的审批。
4.2分管总经理助理负责组织对新接管物业管理合同的评审。
4.3品质管理部负责组织A类合同的评审(除新接管物业管理合同)。
4.4各部门经理负责组织对一般合同的评审、签定B类合同以及对新服务项目合同评审的报批工作，并予以落实。
5.方法和过程控制
5.1 在合同评审前明确顾客需求及合同意向，凡不清楚、不确定的要求要与顾客沟通以达成共识，并在合同中予以明确。
5.2判断在质量、技术、价格、时间等方面满足顾客要求的能力。必要时，顾客可参加我方的合同评审活动。
5.3对A类合同的评审
5.3.1对物业管理合同的评审
5.3.1.1新接管物业管理合同的评审
A.新成立的物业项目，由分管总经理助理负责与地产确定物业管理合同的相关条款。
B.在合同评审之前,由分管总经理助理组织公司相关部门及专业人员,对拟受托项目进行考察,包括物业项目的建设规模、建筑质量、物业配套设施、建筑结构、周围环境、地理位置等方面。
C.根据考察资料以及委托方所提供的物业资料及技术资料,填写《委托项目物业情况一览表》，提交项目考察报告,分管总经理助理阅批。
D.在合同签订之前，分管总经理助理根据物业情况、委托管理方式、委托事项、结合我方服务计划、项目合作目标和收费标准等，组织公司相关部门，以会议或分别合议的形式，就合同事项及合同条款进行评审，并将评审情况记录在《策划方案/合同评审记录表》上，报总经理审批。合同确定后，由总经理负责签定，合同原件交由总经理办公室保存。
5.3.1.2与业主委员会签订的物业管理合同的评审
A.已成立业主委员会的小区/大厦，由管理处按照公司《物业管理合同》范本并结合小区实际情况进行修订，并填写《策划方案/合同评审记录表》与修订样本一并发送品质管理部审核，总经理审批后方可签订。
B.品质管理部负责协助管理处与业主委员会签订，签订后加盖公司公章交总经理办公室保存原件。
5.3.2新服务项目的合同评审
5.3.2.1新服务项目信息来源包括：一线员工与顾客接触中反馈的信息、意见调查中反映的信息、顾客的投诉、建议、媒体等渠道的顾客信息。
5.3.2.2对顾客需求信息经过统计分析后，对拟提供的服务项目，由部门经理指定专人拟定服务方案。
5.3.2.3部门经理会同有关人员对拟提供服务所需的资源、技术能力、服务标准、价格等因素进行综合评审，确定有能力提供并能满足顾客需求时，将评审结果记录于《策划方案/合同评审记录表》(需签订书面合同时附合同草案)发送品质管理部和财务管理部审核。必要时，品质管理部参与部门新服务项目的评审，报分管总经理助理批准后，方可签约。
5.3.2.4合同签订后，如涉及合同履行的因素或条件发生变动，应由原评审部门组织有关人员再次进行评审并重新填写《策划方案/合同评审记录表》发送品质管理部和财务管理部审核，经分管总经理助理批准后，方可签约。
5.3.2.5运行三个月后部门应提交新增服务项目的实施评估报告，品质管理部根据部门的实施运行情况及效益，在经过验证评估后，决定是否予以继续实施或在公司范围内推广。
5.3.2.6某部门已评审通过的新服务项目(包括个性化服务项目)，其他部门如需采用，应发送品质管理部重新评审。
5.4对B类合同的评审
5.4.1 B类合同不需评审，由品质管理部根据需要予以更新。
5.4.2 常规服务项目合同，在以口头方式接到要约时，须由部门指定人员确认能否满足要求，并得到顾客认可。
5.5对一般合同的评审
5.5.1物资采购、服务外包、特约商户等与供方签订的合同按相关程序执行。
5.5.2公司做为中介方的房屋租赁合同按公司相关规定执行，不再填写《策划方案/合同评审记录表》。
5.5.3出租公司的物业或公司租赁其它物业的租赁合同，由租赁部门评审后填写《策划方案/合同评审记录表》，与合同草案一起发送品质管理部和财
务管理部审核后方可签订。公司出租或租赁物业以公司名义签订，部门出租或租赁物业以部门名义签订。
5.5.4一般合同的条款必须符合合同管理程序要求的内容。
5.6各类合同必须按照《合同管理程序》予以登记保存。
6.质量记录表格
**WY7.2.2-Z01-F1 《策划方案/合同评审记录表》
**WY7.2.2-Z01-F2 《委托物业考察报告表》
**WY7.2.2-Z01-F3 《委托项目物业情况一览表》
**WY7.2.2-Z02-F1 《合同登记表》
篇2：公司合同签订及评审的有关规定
公司合同签订及评审的有关规定
为规范产品合同的管理，提高合同签约及履行的质量，根据公司总经理层要求，现就合同的签订及评审程序重申有关规定如下：
一、合同的签订应遵循以下原则
1.所有的产品销售(包括总成件)、采购物资均需订立合同，并通过合同评审，报公司领导批准后执行。
2.合同生效后在执行过程中，发生用户需要追加特求时，必须按规定进行评审。如没有进行评审而造成的损失，对销售、生产部门的直接当事者按损失比例的20 %进行扣罚，以此类推。
3.销售合同洽谈过程中，应明确技术、质量要求(可另签订协议);如没有标注清楚技术、质量要求而造成的损失一律由直接责任者承担。
4.用户如提出指定外购件，必须在合同中标注名称、产地及技术要求，并明确其产品质量责任由用户负责。
5.合同在履行过程中如有变更特求项目，所有资料均以书面形式下发涉及部门和车间。任何部门或个人不得以口头形式通知部门、车间。
二、合同评审要求
1.所有合同必须按公司颁发的Q/CD I-B-2000“合同评审管理程序”执行。
2.合同评审前，应准备下列文件资料：产品技术协议、用户特殊要求档案、用户选装清单、用户指定件的质量承诺等，以供合同评审讨论。
三、合同评审的组织
1.合同评审由职能部门牵头组织进行会议评审，分管领导主持会议，生产(供应)、技术、质量、财务等部门有关人员参加评审，财务部门作好评审记录。
2.参加合同评审会议的各相关部门负责人必须对需评审的合同进行认真审定。经过评定，各方无异议通过评审的，由参加人员当场在合同评审表上签字认可，分管领导签注同意的意见后方可加盖公司的合同章生效。
3.在评审过程中，参评人员对条款有异议时，必须由职能部门有关人员负责答疑;当评审过程中，评审意见出现重大分歧时，由财务部门形成书面报告，报公司主要领导审批或最终裁决。
四、评审部门、人员及责任
参加评审的部门：
公司分管副总、销售、生产(供应)、技术质管部、财务价格部的负责人及业务人员。
销售部(生产部供应口)：
应及时送审需签约的合同，原则上所有合同应在实际履行前评审完毕。特殊情况的合同在事后立即组织补评审。
生产制造部：
按照产品技术工艺要求、对采购的各种零部件产品的产出(供应)日期交货能力予以审核、确定;
技术质管部：
对合同技术要求、技术标准予以审核、确定;对合同的质量条款、供货单位的资质、验收标准、售后服务以及质量保证期限予以审核、确定;
财务价格部：
负责对合同结算方式、付款期限、各类零部件价格及相关费用测定予以审核、确定。
五、合同订立、履行过程中资料的保存
1.对已签约的每一份合同原件，即双方均已加盖公章的生效合同(包括技术协议、质量协议、价格协议、用户书面承诺资料、赊欠协议、划帐协议以及用户对合同数量、交货期、价格、特求等方面要求变更的通知等所有具有法律效力和法律意义的资料)其中一份原件必须由财务部保管，其他部门均以复印件保存。
⑴ 销售、采购合同：合同盖章生效前，由业务员个人妥善保管;合同盖章生效后、出具开票单据前，业务人员应将合同原件分别交销售部、生产部(供应)及财务部专人保管，销售部、生产部(供应)、以及财务部必须建立合同文本的台帐，做好相应的记录。财务部必须依法对照合同严格审核，并有专职人员审核后报公司领导审批。
⑵ 价格协议、划帐协议、赊欠协议等应将原件交财务价格部保管，并督促执行。
⑶ 因所需资料不能按规定归档的，相关业务员按扣罚50元/次处理。如因资料遗失致使公司受到经济损失的，将按损失金额的50%进行扣罚当事人。
3.各部门应根据各自需管理的资料，落实好具体保管人员，采取有效的措施，确保其保管资料的完整，以使提供查阅。
以上规定经公司总经理批准后执行。
篇3：房地产合同评审控制程序
1.目的
通过对合同评审的控制,明确顾客对产品的要求及公司具备满足这些要求的能力,确保合同得以顺利履行,满足顾客要求。
2.范围
本程序适用于公司合同的评审工作。
3.职责
3.1总经理工作部负责合同评审的综合管理工作,对合同的合法性、有效性进行评审;
3.2策划营销中心负责房屋销售、租赁、代建合同评审的组织、记录以及合同的签订、修改等工作;
3.3财务与资产经营部对合同资金付款计划、履行合同的资金运作计划进行评审,负责融资合同评审的组织、记录以及签订和修改等工作,;
3.4工程部负责对合同的工程技术可行性、安全性进行评审;
3.5审计部负责对合同的条款的严密性、属实性进行评审。
4.控制程序
4.1房屋销售合同的评审
4.1.1公司开发项目开盘前的销售方案以及集团购买、金额超过1000万元的房屋销售合同采取会议评审的方式进行,在开盘前或合同签订前,由公司经营副总经理主持,策划营销中心组织工程部、财务与资产经营部、总经理工作部、审计部召开评审会,对销售方案或合同草案进行评审:
a)策划营销中心负责提供销售方案或销售合同草案,并对其中的销售方式、产权证书办理要求以及对方资信程度等进行评审;
b)工程部对其中的销售面积、工程项目的使用功能和质量标准及工程保修等条款进行评审;
c)财务与资产经营部对其中的销售价款、付款方式等经济条款进行评审;
d)总经理工作部对合同的合法性、有效性进行评审;
e)审计部对合同的严密性、属实性进行评审。
策划营销中心负责评审会议的记录,编制销售方案或填写"合同评审表",由参加评审人员填写意见并签字,交分管领导、总经理审批。
4.1.2零散房屋销售合同的评审
对于散户购买或者集团购买、金额在1000万元以下的房屋销售合同作为零散房屋销售合同进行评审。
在合同签订前,由承办人负责对合同草案内容对照已经批准通过的销售方案进行评审,无异议时,办理合同签订前的巡签手续,执行Q/TZH-WI-005《合同管理制度》。
对于顾客的特殊要求或超出销售方案的要求,应填写合同评审表,讲明这些要求,由策划营销中心、工程部、财务与资产经营部、总经理工作部、审计部进行书面评审,公司经营副总经理批准。
4.1.3对销售合同中不明确或无法满足的内容,由策划营销中心记录,联系顾客进行协调,达成一致。
4.2房屋租赁合同的评审
4.2.1 对公司物业的租赁方案及一次性租赁面积在1000平方米以上的房屋租赁合同采用会议评审方式进行评审,在方案确定或合同签订前,由策划营销中心组织工程部、财务与资产经营部、总经理工作部、审计部召开评审会,对租赁方案或合同草案进行评审:
a)策划营销中心对其中的租赁方式、承租人的有关要求、承租人的资信程度、租赁用途的合法性等进行评审;
b)工程部对合同所涉租赁房屋的质量和使用功能、维修条款等进行评审;
c)财务与资产运营部对其中的租赁价格、付款方式等经济条款进行评审;
d)总经理工作部对合同的合法性、有效性进行评审;
e)审计部对合同的严密性、属实性进行评审。
策划营销中心负责评审会议的记录,填写"合同评审表",由参加评审人员填写意见并签字,交公司分管领导、总经理审批。
4.2.2租赁面积在1000平方米以下的房屋租赁合同,在合同签订前,由承办人组织相关部门对合同草案内容进行评审,办理合同巡签手续,执行Q/TZH-WI-005《合同管理制度》。
4.2.3对合同草案中不明确或无法满足的内容,由策划营销中心负责联系顾客进行协调。
4.3融资合同评审
4.3.1开发项目经过可行性研究和投资决策后,由财务与资产经营部负责根据"项目运作方案"中规定的融资方式和要求,联系贷款人,洽谈有关的融资事宜。
4.3.2在合同签订以前,由财务与资产经营部组织总经理工作部、审计部召开合同评审会,对融资合同草案进行评审。
a)财务与资产经营部对对方的资信程度、资金用款计划、借款期限及利率、还贷资金来源及还贷计划、双方的权利与义务及违约责任等条款进行评审;
b)总经理工作部对合同合法性、有效性进行评审;
c)审计部重点对合同的严密性、属实性和相关财务条款进行评审。
4.3.3财务与资产经营部负责评审会议的记录,填写"合同评审表",由参加评审人员填写意见并签字,交分管领导、总经理审批。
4.3.4对合同草案中不明确或无法满足的内容,由财务与资产经营部记录,联系贷款人进行协调。
4.4代建合同的评审
4.4.1工程项目经过可行性研究后,在合同签订前,由策划营销中心组织工程部、财务与资产经营部、总经理工作部、审计部召开合同评审会,对代建合同草案进行评审:
a)策划营销中心负责对其中的代建方式、项目的经济效益、社会效益以及对方资信程度等进行评审;
b)工程部对合同草案的规划设计要求、房屋造价、使用功能要求、工程进度及质量要求、工程技术可行性和安全性等进行评审;
c)财务与资产经营部对其中的资金使用计划、代建费用的收取方式及项目的财务分析等合同条款进行评审;
d)总经理工作部对合同的合法性、有效性进行评审;
e)审计部对合同的严密性、属实性和相关财务条款进行评审。
4.4.2财务与资产经营部负责评审会议的记录,填写"合同评审表",由参加评审人员填写意见并签字,交分管领导、总经理审批。
4.4.3对于合同草案中不明确或无法满足的内容,由财务与资产经营部记录,联系对方进行协调,达成一致。
4.5通过评审,应确保合同草案或评审方案的内容达到:
a) 条款完备可行,双方的权利与义务明确;
b)内容合法有效,用语规范严密;
c)确保顾客合理需求得到完整体现;
d)公司具备满足顾客要求的能力。
4.6合同的签订
4.6.1经过评审通过的合同草案,由承办部门依据Q/TZH-WI-005《合同管理制度》的规定,进行合同签订前的巡签,与顾客正式签订合同。
4.6.2合同签订后,由合同承办部门将合同正本交总经理工作部存档,副本送交财务与资产经营部、工程部等相关部门。
4.7合同的变更
4.7.1对顾客提出的合同变更由承办部门填写"合同履行跟踪表",说明变更内容和理由,由原相关评审部门、分管领导、总经理审批后,及时下发相关部门执行。
4.7.2对公司提出的合同变更,由承办部门负责通知顾客,并及时征求顾客同意后,办理合同变更手续。
4.7.3合同重大变更应重新组织相关部门评审。
4.8 合同的解除
4.8.1根据合同规定的解除条件、开发经营的实际和顾客的要求,进行合同解除。
4.8.2合同承办部门填写"合同履行跟踪表", 说明合同解除原因,由原合同评审部门审核签字后,交分管领导、总经理审批,由承办部门负责通知顾客,办理合同解除手续。
&nbs p; 4.8.3总经理工作部负责指导承办部门办理因合同变更和解除而涉及的违约索赔工作,重大合同变更和解除的违约索赔应由承办部门会同总经理工作部共同进行。
5.质量记录
5.1 QR04-01 合同评审表
5.2 QR04-05 合同履行跟踪表
6.支持性文件
6.1 Q/TZH-WI-005 《合同管理制度》