原中工学院文件材料归档流程

　　为了加强我校档案工作的业务建设，使之日趋完善，逐步实现档案工作规范化，不断提高科学管理水平，有效地为我校各项工作服务，现根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》，特制订原中工学院文件材料归档工作流程。文件材料归档工作流程分为以下八个方面：

　　一、预立卷

　　(一)按照国家教育部《普通高等学校档案管理办法》第五章第二十条：“实行文件材料形成部门、课题组立卷制度”。学校各院系(部)、处、所、中心均为立卷归档单位。

　　(二)各归档单位根据文件材料形成规律，参照《原中工学院综合档案实体分类方案》，预先编制案卷类目。

　　(三)各归档单位要将平时办理完毕的文件，随时按照案卷类目分别立卷。

　　二、立卷归档分工

　　(一)全校性、综合性的文件材料由学院办公室负责立卷，其它党群、行政、教学、科研、产品、基建、设备、出版、外事、财会、声像等门类的归档材料，由形成材料的部门负责立卷归档。

　　(二)上级来文需要有关部门办理的，由办理者负责把办理好的原始材料与上级来文(复印件)一并立卷归档。

　　(三)归档材料涉及多个部门的，由主办部门负责立卷归档，非主办部门负责提供相关资料。

　　(四)党委和学校召开的代表大会、常委会、办公会所形成的材料，由学院办公室立卷归档;职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议所形成的材料，由主办单位立卷归档。

　　(五)教学档案应由教务部门审定认可后，由责任部门归档。

　　(六)各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交学校档案部门保存，任何人不得擅自带走或销毁。

　　三、收集文件材料

　　(一)按照以下原则和重点并根据本单位、本部门归档范围，在平时积累归卷的基础上，收集文件材料：

　　1.收集文件材料的原则：必须对学校、社会有史料和研究价值，具有参考和凭证作用。能够反映学校各部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。

　　2.收集的重点是学校形成的不同载体、不同形式的文件材料及上级针对本校的指令性、指导性文件和需我校承办的文件材料。

　　(二)以下为不归档的文件材料，若需要，可选作资料保存：

　　1.上级机关普发的供参阅、不办的文件;

　　2.上级机关发来供工作参考的抄件;

　　3.上级机关征求意见未定稿的文件;

　　4.无查考价值的事务性、临时性文件;

　　5.重份文件;

　　6.未经会议讨论、未经学校领导审阅、签发的文件、一般性文件的历次修改稿、打印文件的各次校对稿(学校主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外);

　　7.从正式文件上摘录的供工作参考的非证明材料;

　　8.无特殊保存价值的信封，一般性表态，询问一般性问题，提出一般建设性意见的人民来信;

　　9.学校内部互相抄送的文件材料，介绍信等;

　　10.为参考目的从各方面收集的文件材料;

　　11.本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料;

　　12.非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料;

　　13、未生效的合同、协议、单据。

　　四、归档的原则和方法

　　(一)原则：

　　遵循文件材料的自然形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管利用。

　　(二)方法：

　　1.归档的文件材料种类、份数以及每份文件的附件、页数均应齐全完整。

　　2.在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开;文电应合一立卷。

　　3.不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷;没有复文的，放在请示年立卷;跨年度的规划、计划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷;跨年度总结和计划为同一份文件的放在计划针对年立卷;诉讼案件放在结案年立卷;其它文件材料的立卷应按有关规定执行。

　　4.卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后;非诉讼案件结论、决定、判决性文件材料在前，依据材料等在后;其它文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。

　　5.卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号或件号。应装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右下角、背面的左下角用铅笔书写页号;不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件编写件号;图表和声像材料等也应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。

　　6.声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

　　五、检查案卷质量

　　(一)检查案卷文件的成分，收集的材料是否齐全、完整，是否有不需归档的材料。

　　(二)检查案卷内文件的联系，纠正相互混淆、重复或拆散文件有机联系的现象以及文件顺序排列情况。

　　(三)检查归档的文件材料有无加盖公章，公章与落款是否一致，要签名的栏目有无漏签。

　　(四)检查案卷文件的页数，一般不超过200页，对同一问题文件数量较多的酌情分卷，问题单一、文件数量少的可组薄卷，也可以和本部门同一保管期限的文件材料组合在一起，案卷标题上标明卷内文件的内容。

　　(五)检查案卷是否按照规定的格式逐件填写卷内文件目录，文件材料题名是否填写，没有题名的应拟写题名，虽有题名但无实质内容的亦应重新拟写，凡是重新拟写的题名要加[ ];没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚、填入有关项内;会议记录应填写每次会议的时间、届次和主要内容;填写字迹要工整，卷内文件目录放在卷首。

　　六、填写卷内文件目录、案卷封面

　　(一)卷内文件目录位于卷内文件之前，必须用打印机打印并向学校档案室报送电子文档。

　　1.顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号;

　　2.文号：文件制发机关的发文字号，如：“国发[1998]6号”，其中“[1998]”不得简写成“[98]”;

　　3.责任者：文件形成部门或对文件负有责任的署名者;

　　4.题名：即文件标题，一般照实抄录，无标题或标题不能说明文件内容的，可自拟标题，外加“[ ]”号，例：标题为“会议纪要”的文件，应概括出主要内容写为“[校长办公会会议纪要]”;

　　5.日期：文件的形成时间，例：1998.10.19 ;20**.03.04;

　　6.页号：卷内每份文件起始之页的编号，最后一份文件应为起止页号;

　　7.备注：对文件其它未尽事宜需作进一步说明的，可根据需要填写。

　　(二)填写案卷标题和封面

　　1.案卷标题要求结构完整、体式一致。一般包括卷内文件主要责任者，内容、名称(文种)。除会议文件外，不得用“***文件材料”，除一般函件外，不得用“***来往文书”。案卷标题一般不得超过50个字，文字简练，使用简称应通俗易懂，字迹要工整、清晰。

　　2.归档单位：把档案移交给学校档案部门的单位。卷内文件起止日期：卷内文件形成的最早和最晚日期。

　　3.保管期限：依据保管期限表，确定档案的保管期限(永久、长期、短期)。

　　4.密级：有保密要求的要填写密级。

　　七、装订

　　(一)先检查归档文件是否按要求的A4或B5规格大小形成，若不合要求则需裁切、折边成A4或B5规格。

　　(二)拆除文件上的金属装订物，对破损的文件及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等要进行加边修补和裱糊，对较大的图表要按手风琴式的样子折叠。装订案卷采用三孔一线法，用棉线装订成卷。

　　(三)成卷装订的卷内文件在装订前编页号(卷内目录、备考表均不编页号)，起始号为1，卷内文件无论是单面或双面，只要有书写文字，均应一面编一个页号，页号的位置在非装订线一侧的下角。

　　(四)对部分以件为单元、不装订的卷内文件材料，如试卷，应在每份文件的右上角加盖档号章。

　　八、移交档案

　　(一)归档验收：移交档案时，交接双方当面检查，学校档案部门根据规范标准进行验收，不符合要求者，学校档案部门有权退回，限期改正后重交。

　　(二)移交手续：移交时填写移交目录，一式两份，双方各执一份备查。

　　(三)归档时间：按《原中工学院档案管理办法》的规定办理。

篇2：某党校文件、材料归档工作规范

　　党校文件、材料归档工作规范

　　一、文件、材料归档范围

　　凡是反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文件、材料，均属归档范围。

　　(一)上级机关文件、材料

　　1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件、材料;

　　2、上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件以及普发的、非本机关主管业务，但要贯彻执行的法规性文件;

　　3、上级机关领导视察、检查本机关工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料;

　　4、上级机关及领导同志，在于本机关有关的文件、材料上的批示和下达的督查近期形成的办结材料;

　　5、本机关负责同志与上级领导同志有关工作问题的重要来往文书;

　　6、代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本;

　　7、上级机关转发本机关的文件。

　　(二)本机关文件、材料

　　1、本机关党委会议文件、材料，本机关召开的工作会议、专业会议文件、材料;

　　2、本机关印发的(包括转发给予其他机关联合印发的)各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿;

　　3、本机关的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示与本机关的批复文件;

　　4、本机关工作中形成的重要工作计划、总结报告;

　　5、本机关编印的周迅、简报的印件和底稿

　　6、本机关制定的工作制度等文件材料;

　　7、反映本机关业务活动和科研成果的专业文件材料;

　　8、本机关检查下级机关工作、调查研究行成的重要文件材料;

　　9、本机关各种统计报表和统计分析资料;

　　10、本机关形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料;

　　11、本机关党、团、工会及妇委会在工作活动中形成的重要文件材料;

　　12、本机关在公务活动中，形成的重要函件、电话记录、值班记录，领导同志从外地带回的同本机关有关的文件材料;

　　13、本机关征用土地及基本建设工程施工、竣工、购置大中型设备的图纸及文件材料等;

　　14、本机关机构成立、合并、撤销、更改名称、起用印信及人员编制等文件材料;

　　15、本机关制定的工作制度等文件材料;

　　16、本机关干部的任免、调配，专业技术职务评定、聘任，干部与职工的录用、转正、定级、调资、奖惩、退职、退休、离休、抚恤、死亡等文件材料;党员、团员、干部、工人的名册及报表;

　　17、本机关干部、工人的工资表，行政、党、团组织关系介绍信及存根;

　　18、本机关党组织的重要文件材料;

　　19、本机关财产、物资、档案等交接凭证、清册。

　　(三)下级机关文件材料

　　各县区党校主送市委党校的重要报告、工作计划、总结、典型材料。

　　二、归档时间与办法

　　(一)本机关制发的各类文稿印件三份连同底稿随时送交档案室。

　　(二)本机关的党委会议记录，于第二年上半年由指定人员整理后移交档案室。

　　(三)校领导同志和各处室长参加各种会议带回的文件、材料，会议参加者应在回单位后一个月内向档案室移交。

　　(四)教学档案、科研档案、人事档案，于第二年第一季度，分别由教务处、科研处、组织处向档案室移交。

　　(五)学员档案于第二年的第一个月，分别由行干处、业教处向档案室移交。

　　(六)上级领导检查工作时的讲话、照片、录音、录像等材料，在一月内由有关处室向档案室移交。

　　(七)党校召开的各种会议的录音、录像、照片，由会议承办处室，一月内向档案室移交。

　　(八)党校大事记由办公室于第二年第一季度整理，经领导审阅后，打印成册移交档案室。

　　(九)其他需要存档的材料，由各有关处室于第二年第一季度向档案室移交。

篇3：某学校电子文件归档制度

>　　学校电子文件归档制度4

　　为进一步加强学校电子档案管理工作，有效维护电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案实施办法》，特制定本制度。

　　一、职责分工

　　电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管必须实行全过程管理，并由专人负责。

　　1.学校各科室形成的电子文件，由各科室负责电子文件的收集、积累、鉴定和整理工作，并对电子档案的管理工作提供协助和支持。

　　2.信息中心负责电子档案管理工作的技术环境、相关软件版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等方面的技术指导和支持。

　　3.综合档案室负责电子档案的保管、保密、借阅、统计工作。

　　二、归档范围

　　1.凡是反映学校工作活动，具有查考利用价值的电子文件及支持性软件。

　　2.在计算机中产生和处理的各种文件、图像、声像等。

　　3.信息及计算机程序类文件。包括软件任务开发书、需求分析说明、系统分析报告、鉴定证书、软件文件、原程序、编写说明、测试报告、修改记录、安装使用维护说明等。

　　三、归档时间

　　归档时间可随形成时间实时进行(如：声、像档案等)，也可以与电子文件内容相同的纸质文件在次年八月底前完成并移交综合档案室实行集中统一管理。

　　四、归档要求

　　1.具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件，归档时，电子文件与纸质文件一并归档。

　　2.将带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝到耐久性的载体上，一式两份，一份封存保管，一份供查阅使用。对于加密电子文件，应解密后再完成上述工作。

　　3.软磁盘不可作为归档电子文件长期保存的载体。

　　4.存储电子文件的载体应贴标签，标签内容包括编号，名称、密级、保管期限、硬件及软件环境等。

　　5.电子文件的机读目录、相关软件、说明等应一并归档，并附归档电子文件登记表。

　　6.原电子文件数据载体在完成电子文件归档后保留一年。

　　五、收集整理

　　1.在电子文件收集、积累过程中，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。在电子文件的运行中采用签署技术、加密技术、身份验证、防写措施等保证电子文件信息的准确性、原始性、完整性。

　　2.建立电子档案库的数据备份制度。必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，或通过计算机网络将电子文件转存到受档案部门控制的存储器上。

　　3.对脱机保存的电子档案，按照保管期限、归档科室进行组盘、并建立盘内文件目录。

　　4.对电子档案载体的著录内容包括载体类型、盘号、保管期限、归档科室、备注等。

　　载体类型：磁带、磁盘、光盘

　　盘 号：按不同的载体类型分别编制流水号

　　保管期限：记录该载体内电子文件的保管期限

　　归档科室：记录归档科室名称

　　备 注：记录该载体内文件的大致内容及有关说明

　　5.对电子档案文件的著录内容包括：文号、责任者、文件题名、文件日期、归档日期、相关文号、保管期限、主题词、密级、盒号、文件页数、借阅范围、归档号、文件来源、备注等对文件的著录项目可从电子文件的形成、运转中继承，由档案部门给定保管期限，并由计算机自动生成件号。

　　六、鉴定销毁

　　(一)电子文件的鉴定：归档前，电子文件的形成部门在档案部门的协助下，对归档的电子文件的内容进行鉴定。具体包括：

　　1.对文件的原始性、真实性进行鉴定：确定归档电子文件是否形成时的或通过审批更改的、有效的电子文件、是否是组成完整的系统的档案文件。

　　2.确定电子文件的价值和保存期限。并据此删除已收集积累但无保存价值的电子文件。

　　3.在鉴定工作的同时，对电子文件、记录载体及计算机软硬件平台进行检测。

　　(二)对电子档案的鉴定：内容包括对已有保管期限的电子档案重新审查、鉴定，把失去保存价值的电子档案剔除销毁。

　　(三)电子档案的销毁：应办理审批手续后方可实施。非保密电子档案可进行逻辑删除;属机密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同储存载体一起销毁，并在网络中彻底清除。

　　七、质检与移交

　　1.对电子档案质量检验：归档前应由文件形成单位对电子文件的原始性、有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见。如文件形成单位采用某些技术方法保证电子文件的有效性、完整性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给档案部门;档案部门在接收电子文件时，应检验每个文件能否正常读取、打开或运行;有无被感染计算机病毒;内容是否完整，是否与归档移交清单一致。

　　2.电子档案的移交：归档电子文件经档案部门检查合格后，在电子档案入库移交登记表上登记。档案入库移交登记表一式两份，由文件形成部门、档案部门分别保存。纸质文件一同归档。

　　八、保管、统计与利用

　　1.电子档案的保管应有专用的装具，立放、避光、防变形、防潮、防老化、防划伤，并应由专人负责定期检查、复制。

　　2.电子档案的统计：按年度对电子档案的归档、保管、利用情况、销毁情况进行统计。并生成电子档案统计表。

　　3.电子档案的利用：严格按照借阅范围、借阅制度，履行借阅、批准手续。超过借阅规定时限的，自动收回。

　　电子档案保管期限表

　　序号　归档部门　归档范围　保管期限

　　1各科室　本科室应归档的文书、业务永久档案　永久

　　2本科室应归档的文书、业务长期档案　长期

　　3本科室应归档的文书、业务短期档案　短期