SY物业办公设备使用管理规定
1.0目的
规范办公区的管理工作。
2.0适用范围
适用公司及各物业管理项目办公环境、办公设备的日常使用管理。
3.0职责
3.1行政人事部负责人负责公司办公区的日常管理监督工作。
3.2管理处经理负责管理处办公区的日常管理监督工作。
3.3行政人事部文员负责管理处办公区公共区域的日常管理工作。
3.4各管理部负责人负责管理处办公区域的日常管理工作。
3.5各岗位工作人员负责本岗位的日常管理工作。
4.0方法与程序控制
4.1物品摆放。
4.1.1办公区的桌、台、椅、凳均须按规定位置放置，不得随意调整。
4.1.2各岗位员工上班前需检查所属物品是否丢失及损坏，发现丢失或损坏的应及时向部门负责人报告，并采取相应的补救措施。须申领或修理的，按《办公用品管理标准作业规程》或《报修管理标准作业规程》办理。
4.1.3上班时应保持桌面整洁、有序、不允许摆放与工作无关的其他用品。
4.1.4下班前应将桌面清理干净，办公椅放在办公桌的恰当位置。
4.1.5行政人事部文员及各管理处负责人应在上班前10分钟打开办公区内的照明设备、空调通风设备，检查公共区域物品摆放是否整齐、有序。
4.1.6遇到雨天，各管理处负责人应当在办公区门前显眼位置放置公益伞、防滑设施及标识。
4.1.7办公区严禁高声喧哗。
4.2常用办公设备的使用。
常用办公设备包括：电脑、打印机、复印机、传真机、碎纸机、电话及其他设备。
4.2.1电脑。
A) 经公司电脑培训合格或具有电脑操作证的员工方可单独使用电脑，否则须在电脑管理员陪同下使用。
B) 启动与关闭的一般程序：
----启动电源插座开关;
----启动稳压器开关;
----启动电脑主机开关;
----启动显示器开关(电脑开始正常操作);
----关闭电脑程序：首先在“开始”栏选择“关闭计算机”对话框，用鼠标点击“关闭计算机”，然 后按开启程序的反方向操作。
C) 电脑应避免频繁的开关程序，暂时不用的，可将电脑转换为休眠状态。
D) 正确使用电脑的详细程序按有关电脑操作工具书的指导进行操作。
4.2.2打印机。
A) 联机。一般情况下，打印机与电脑连通之后，无须再进行联机。
B) 打印机启动与关闭的一般程序：
----启动打印机的开关;
----放好所需打印机的纸张;
----在电脑对话框进行打印操作;
----关闭程序按启动程序的反方向操作。
C)打印机应避免频繁的开关机操作。
D)使用打印机的详细程序按有关打印机操作说明书的指导进行操作。
E) 打印文稿经部门负责人、行政人事部、管理处经理或分管人员批准，在文稿上签字后方可予以打印。
F) 打印出的文稿应进行校对。一般情况下由发稿部门/人校对，然后将校对好的文稿经电脑修改后，再进行打印。
G) 为节约纸张，文稿未进行校对之前，打印时应使用可以使用的旧纸张或旧文稿的背面打印。
4.2.3复印机。
A) 管理人员应在开始上班时接通复印机插座电源：
----开启复印机开关，复印机需自动预热;
----检查复印纸是否放好(可以开始工作);
----复印机管理人员下午下班时关闭复印机开关;
----关闭复印机电源插座;
----正确使用复印机的程序按复印机有关操作说明书进行操作。
B) 复印程序
----所有需复印的文件、资料必须先在《复印记录本》上登记，然后再复印;
----复印页数在两份(含)以上或三页以上的，须部门负责人在《打印复印审批表》上批准签字后，方可复印;
----复印人员做好登记以后，调定复印纸规格及复印的深浅后，选定复印数按“开始”键复印;
----复印机管理员检查复印数量及登记记录是否属实，属实的，在《复印记录本》上签名确认;不属实的，将情况汇报行政部经理处理：一般情况下，第一次违规给予口头警告;第二次或以上违规给予书面警告处分;
----如果复印机出错，应将报废纸张数量予以登记。
C)复印机一般情况下每天开机、各机各一次，尽量避免频繁开关。
C) 为节约纸张不重要的复印件应使用可以复印的废纸张背面复印。
4.2.4传真机：传真机一般情况下保持24小时开机。正确使用传真机的程序按传真机有关操作说明书进行操作。
A) 接收传真：
----传真应注意检查传真纸是否用完及传真信号是否稳定;
----收到传真件后，由传真机管理员及时将传真件取下，并将传真的有关内容(发送单位、发送人、传真题目、传真时间、接收部门、接收人等登记在《传真登记表》内;
----10分钟以内通知接收部门/人领取传真件，并要求在《传真登记表》中签收，并注明签收时间。
B) 发送传真实行一级审批制度：部门传真件由部门负责人审批;公司/管理处的传真件由公司行政人事部/管理处经理审批，内容包括：
----传真机管理员依据传真审批单的内容在《发送传真记录本》上登记，内容包括：发送部门、发送人、传真内容题目、接收单位、接收人、传真号码、要求完成时间等;
----传真机管理员放好传真件并拨通对方传真号码将传真件发送过去;
----传真机管理员应在3分钟之内致电对方确认是否收到传真件，直至对方收到为止，然后将实际发送的时间登记在《发送传真记录表》内。
C) 传真机的正确使用程序按传真机的有关操作说明书进行操作。
4.2.5碎纸机：
A) 碎纸机是对公司部分绝密、机密文件及草稿进行销毁的工具，普通文稿无须利用碎纸机进行销毁;
B) 碎纸前应将文稿中的金属物或粘性物(书钉或胶纸等)取出，以免损坏机器;
C) 按照碎纸机要求，一次不得超过最大放入量，一般情况下，不得超过三张复印纸的厚度;
D) 操作人员按以上要求，打开碎纸机电源，将须切碎的纸张放入切纸口，让碎纸机自动切碎纸张;
E) 当碎纸机箱内的碎纸满后，操作人员须将碎纸清理出来后方能继续操作;
F) 正确使用碎纸机的程序按碎纸机有关操作说明书进行操作。
4.2.6电话：正确使用电话机的程序按电话机有关操作说明书进行操作。
A) 为有效控制电话费，一般情况下，电话应设定限制呼出功能
B) 除总经理批准的电话外，其他电话均须取消长途直拨功能，须打长途电话的部门/人均需办理审批手续，并在行政人事部接待处登记后，方可操作。
C) 公司所有电话均应取消声讯电话功能。
D) 上班时间原则上禁止打私人长途电话，特殊情况须经部门经理审批，到行政人事部登记后，方可操作，电话费从工资中扣除。
E) 个别部门因业务需要经总经理特批后，可开通长途直拨功能，部门经理需指定人员做好登记记录，次月1日报行政部备案。
F) 行政人事部每季度至少进行一次电话费查询。
----到电信局打印电话费清单。
----逐项核对登记记录。
----将未登记的长途电话登记在《长途电话登记表》内，报行政经理审核，内容包括：日期、部门、姓名，所拨号码、打电话时间、通话时间、通话费用、备注等：偷打长途电话的，除双倍扣罚电话费外，还将给予警告处分。
----每月电话费用控制情况作为考核各部门工作的指标之一。
G) 电话接打技巧详见《公司机关员工服务管理标准作业规程》。
4.2.7行政人事部每月10日前将各部门的打印费、复印费、传真费、电话费登记在《月份办公费用统计表》内，予以通报。
4.2.8常用办公设备的维护保养与维修：
A) 常用办公设备应进行以下日常维护，维护办法参照各设备有关维护操作说明书：
----防尘;
----防晒;
----防潮;
----防腐蚀;
----其他需要预防的事项。
B) 保养与维修：常用办公设备应定期保养，一般情况下需要委托专业公司进行，详见《对外委托服务标准作业规程》：
----行政人事部制定《保养与维修计划》报物业经理审批;
----评审、选择保养与维修单位;
----签署保养与维修协议;
----按协议要求实施保养与维修。
篇2：某老干部办公室办公设备使用管理规定
老干部办公室办公设备使用管理规定
遵照上级指示精神，为进一步加强本办办公信息系统管理，保证电脑、复印机设备良好运行，以充分发挥其作用和功能，现结合实际，制定本规定：
一、各处室的电脑及附属设备由所在处室负责管理，综合处按固定资产造册登记。工作人员要加强电脑知识的学习，按规范要求正确操作使用，注意电脑设备的保养和维护，严防病毒侵入，保证正常运转。工作时间不得利用电脑设备玩游戏、看光盘，未经办主任批准，任何处室不得自行调换、拆卸、处理电脑及附属设备。
二、本办复印机只为本办正常办公提供复印服务，凡与办公无关的文件、资料一律不准复印。中央文件和机密级以上的文件一律不得复印。
为了厉行节约，复印文件的页数和份数的总和在30张以上的，原则上到文印中心办理。
复印机使用完毕，需切断电源，防止事故隐患，将废旧的纸张进行清理，以保持机器周围的整洁。
三、本办各处室配置的音响、投影、摄像、照相机等设备，要专人保管，专人使用。
四、新购置办公设备须按经费开支规定报办领导批准后方可办理。
五、本办所有办公设备的保养维修，需报综合处由综合处联系设备维修的有关事宜。
篇3：公司办公设备管理规定
公司办公设备管理规定
(一)电脑
1.行政部根据公司文件类别建立完整清晰的目录及子目录系统；
2.根据保密原则需要，由行政部对行政、业务文件目录设定统一管理的电脑密码；
3.员工在所属部门目录下设立个人子目录
4.员工不得私设电脑密码
(二)传真机、复印机：
1.由公司行政部统一管理与使用
2.建立严格的使用登记制度
3.未经许可，个人不得自行操作使用
(三)可运用状态维护
行政部负责电脑、传真机/复印机的检查、保养和维修，保证设备的可运用状态。