职学院于借款、报销与审批的细则

　　为了加强财务管理，规范全院财务行为，根据《中华人民共和国会计法》、《高等学校财务制度》、《内部会计控制规范》和《会计基础工作规范》等有关财经法律、法规和纪律的要求，结合学院实际情况，制定本细则。

　　一、借款

　　(一)职工因公借款首先必须填写“借款单”。借款人填写借款单时，要求字迹清楚，不得涂改，具体写明借款日期、部门、用途和大小写金额等。借款人签名必须是本人亲笔，不得由他人代笔。在同一份借款单上，不得签署两个或两个以上借款人姓名。

　　(二)对已列入了经费预算的经济事项的借款，实行层次管理和逐级审批制度。借款和报销的审批都应符合经费审批的内部牵制制度和直系亲属回避制度的要求。审批人应签署其全名，不得以姓氏代替。

　　(三)根据国家《现金管理暂行条例》的有关规定，除差旅费、人员费用等确需支付现金外，其他用途的款项，均须通过银行转帐方式进行支付。借款或报销一次性支付金额超过1000元(含1000元)的，财务部门一般不直接支付现金，而开具现金支票或其他银行支付凭证。

　　(四)借款人应在出差回校或办妥购物入库手续的一个月之内向财务部门结清借款(12月份的借款要求在12月结清账目)。不按期报账的，由人事处、财务处下达“催还借款通知”，通知下达一周内，对仍不办理报账手续者，从借款人工资中扣回借款;部门职工所有借款均实行“谁借谁还”和“前帐不清、后帐不借”的原则。

　　(五)一次性借款或购物付款金额超过1万元(含1万元)的，应提前向财务部门申请，便于安排用款计划。

　　(六)除发放奖、贷学金、支付勤工助学款项外，财务部门不直接对学生办理款项支付手续。学生因病住院或其它原因由系部或班主任办理借款并负责清偿。

　　二、报销

　　办理报销，除复写单据外，须用兰色或黑色墨水笔填写，不准使用圆珠笔和铅笔。报销各种款项，应做到凭证真实合法、内容完整、填写规范、手续齐备、票面整洁，票据粘贴整齐，并有经费预算指标，否则，财务部门不予受理或有权拒付。

　　(一) 差旅费报销

　　1、职工出差(包括开会、学习等)应从严控制，实行事前申请审批制度(见附表二)。报销时必须附出差审批手续，财务部门方可审核报销。

　　2、出差人应如实填写“差旅费报销单”，要求字迹清楚，不得涂改，具体写明出差人姓名、事由、地点、出差起始日期、交通工具及住宿费票价和填报日期等。如果是数人一同出差，则应填报全部出差人姓名。预借差旅费的应写明预借金额。

　　3、交通工具票据(包括车票、船票及飞机票等)和住宿费发票是办理差旅费报销的主要原始凭证，要求合法、完整。住宿费发票必须是套印地方税务局监制章的统一发票，盖有填制单位公章(或财务专用章)。交通工具票据不得涂改和挖补，凡是日期已被撕掉或日期模糊不清的票据，经办会计人员应作为不真实的原始凭证处理，不予受理。出差途中发生的其他各种费用，又无法取得合法票据的(如支付电话费、车船票代购费等)，须经当事人和部门负责人在有关单据上逐张签名后，分管财务的院领导审批，方可作原始凭证使用。

　　4、部门在学院分配的用车费或学院批准的其他经费中报销市内出租车票必须详细写明乘车人姓名、时间、起讫地点、事由、实报金额，否则不予报销。

　　(二) 采购物资设备款项报销

　　1、所有物资设备款项报销必须有学院批准的计划。采购工作原则上由资产管理部门负责组织实施，不论资金来源均须经资产管理部门验收和审批，否则，财务部门不予报销。

　　2、采购物资设备从供货单位(包括商家、企业)取得的必须是套印国家税务局监制章的购货发票。取得的购货发票以下要素必须完备：发票名称，填制日期，填制单位，填制人姓名，经办人员签名或盖章，发票接受单位名称(xt职学院)，经济业务内容，物资设备的型号、规格、数量、单价和金额(填有大写和小写的发票，大小写金额必须相符)，以及发票填制单位发票专用章(或财务专用章)。

　　3、办理物资设备采购款项报销时，经办人必须在购货发票背面逐张签字，同时附实物验收人及其归口管理部门负责人签名的“实物验收单”，办理物资入库手续，属于专控商品，必须按要求报经控购办批准，不准弄虚作假，冒名顶替。根据《高等学校财务制度》规定，单位价值500元以上的一般设备，单位价值800元以上的专用设备，以及单位价值虽未达到以上规定标准、但耐用时间在一年以上的大批同类物资，均应办理固定资产登记和入库手续。合法的购货发票、实物验收单是办理物资设备款项报销缺一不可的原始凭证，一般应附有购货合同。

　　(三) 基建(维修)款项支付

　　1、凡批准用于修缮的费用必须专款用于维修项目，未经批准，任何人不准随意改变修缮经费的使用范围。

　　2、基建(维修)项目批准立项后，经办单位应编制工程预算，经后勤基建部门负责人审核后报分管后勤院领导审批。基建(维修)项目立项批准报告和工程预算是办理基建(维修)款项报销的政策依据，报销时作为原始凭证附件。

　　3、基建(维修)项目竣工并验收合格后，经办单位必须要求建筑施工单位开具套印地方税务局监制章的专用发票，经后勤基建部门负责人签批后报分管后勤院领导和院领导审批，并附立项批准报告、工程预算和工程决算，向财务部门办理报销。专用发票的背面必须由项目经办人和验收人签名。报销金额5000元以上的项目，实行“先审计后结算”制度，财务部门必须凭审计部门负责人签署的审计结论并加盖公章后方可办理结算手续。

　　4、维修款项如果分别以用工费用和材料款列报支出，则以材料购货发票和用工费用报销单作为报销的原始凭证。经手人和验收人在材料购货发票上必须逐张签名;用工费用报销单必须如实填报用工人员姓名、用工天数、劳务价格、支付金额和用工人员签名。经办人和验收证明人必须在支付单上签名或盖章。报销审批手续按第3条规定办理。

　　5、以上规定同样适用于装璜等项目。

　　(四) 业务招待费报销

　　1、学院各部门的业务招待费开支，必需遵循节约的原则。

　　2、报销业务招待费的原始凭证必须符合规范，招待客人用餐必须开具套印地方税务局监制章的饮食服务业发票，经办人和证明人在发票背面逐张签名并注明接待客人的单位或部门。购买礼品的要开具套印国家税务局监制章购货发票，必须填明品名、数量、单价、金额，经办人和证明人在发票正(背)面要逐张签名并注明理由。

　　(五) 其他报销规定

　　1、行政事业单位之间发生的非商业性的经济活动办理报销的主要原始凭证是“行政事业性收费(基金)统一收据”。收费收据套印财政部门“票据监制章”，一式3联，其中第2联为收据联。经办人付款后，收款单位出具的收费收据内容填写必须完整，大小写金额必须相符，并盖有收费单位财务专用章。经办人在收费收据背面逐张签名并注明理由，按规定的程序审批后办理报销。

　　2、因特殊情况，需要向个人购买物品，如农副产品等，而确实无法取得购货发票的，应由经手人写明理由，实物验收人验收签名，部门负责人签批，主管财务的院领导审批后经办会计人员方可予以报销。

　　3、从外单位取得的购货发票或收款收据等原始凭证如果遗失，应由经办人负责取得发票或收据开具单位盖有公章的存根联复印件，由经办人书面说明，验收人签名，单位或国资管理部门负责人签批，分管财务的院领导审批后，才能代作原始凭证报销。如果确实已无法取得证明的(如丢失车船飞机票等凭证)，应由当事人提供详细的书面说明，知情人证明，部门负责人签批，分管财务的院领导审批后，可代作原始凭证办理报销。

　　4、涉及“办公用品”、“礼品”、“电脑耗材”、“文具”等的合法原始凭证，金额必须在500元以下且物件名称、规格、数量、单价等内容清楚，否则，审批人不得审批，财务部门不得报销。特殊情况需报账的在审批人已经审批同意的前提下必须经财务部门负责人审批后方可办理。

　　5、贯彻增收节支精神，凡院内能制作的加工件，能做的实验、能完成的实习、能维修的项目、能复印、印刷的资料等等，尽力在院内完成。

　　6、各项经费只能按预算项目用途使用，年底之前各项目经费一般不得打通使用，特殊情况必须经分管财务的院领导同意方可打通使用;各部门的预算经费年底若有结余，可留存下年度继续使用，也可经分管财务的院领导同意购置仪器设备;专项经费只能用于专门用途，不得挪作他用。

　　7、为加强会计档案的管理，报账人必须按财务部门的要求，将原始票据按时间、地点、种类，分门别类整理、粘贴整齐牢固，以便于会计人员对票据的审核和会计凭证的装订。

　　三、审批

　　(一)经费开支审批的原则