济南市首次业主大会会议筹备常用表格说明
首次业主大会会议筹备、业主委员会选举
1、关于筹备业主大会的申请书
依据：1)《山东省物业管理条例》第二十八条
符合下列条件之一的，应当召开首次业主大会会议：
(一)业主已入住面积的比例达到百分之五十以上;
(二)业主已入住户数的比例达到百分之五十以上;
(三)自首位业主入住之日起满两年且已入住户数的比例达到百分之二十五以上。
第二十九条 符合首次业主大会会议召开条件的，街道办事处、乡(镇)人民政府应当在三十日内组建业主大会筹备组。
2)《济南市物业管理办法》济南市人民政府令第253号 第七条 街道办事处、乡(镇)人民政府负责组织、指导本辖区业主大会成立和业主委员会换届选举工作，监督业主大会和业主委员会依法履行职责，组织召开物业管理项目联席会议，调解处理物业管理活动中的纠纷。
社区居民委员会协助街道办事处、乡(镇)人民政府开展社区管理、社区服务中与物业管理有关的工作，指导业主大会、业主委员会依法开展业主自治管理。
3)《济南市物业管理办法》济南市人民政府令第253号 第十七条符合下列条件之一的，街道办事处、乡(镇)人民政府应当组建业主大会筹备组： (一)业主入住面积比例达到百分之五十以上的;(二)业主入住户数比例达到百分之五十以上的;(三)自首位业主入住之日起满两年且入住户数的比例达到百分之二十五以上的。
4)《济南市业主大会和业主委员会指导规则》 第十条 物业管理区域达到业主大会成立条件90日内，建设单位或前期物业管理服务单位应向物业所在地县(市)、区房管部门提出成立业主大会的书面申请;逾期未申请的，经物业区域内20%以上业主提议，可以向物业所在地县(市)、区房管部门提出成立业主大会的书面要求。(最后的表述属于济南市人民政府办公厅发布于二OO七年三月十九日的规则，未及时作修改，与(20**年5月1日起实施)《山东省物业管理条例》和20**年12月5日 济南市物业管理办法 济南市人民政府令第253号不符，按照新的法规实施)
2、关于组建业主大会筹备组的公告(申请之日起30日)
依据：1)《 济南市物业管理办法 》 济南市人民政府令第253号 第十七条 筹备组由业主代表和街道办事处、乡(镇)人民政府、社区居民委员会工作人员组成，房地产开发企业可以派员参加。
筹备组中业主代表所占比例不得低于筹备组总人数的二分之一。业主代表由业主自发推荐或者由街道办事处、乡(镇)人民政府组织推荐产生。
筹备组应当自组建后七日内，将其成员名单和工作职责在物业管理区域内公示。
2)《济南市业主大会和业主委员会指导规则》第十一条 县(市)、区房管部门应在收到建设单位(物业管理企业)书面报告或业主的书面要求后30日内，与街道办事处(乡镇人民政府)共同组织、指导成立首次业主大会筹备组。
筹备组一般由5-15名成员组成。其中居(村)民委员会委员1名，并担任筹备组组长，尚未成立居(村)民委员会的，筹备组组长由街道办事处(乡镇人民政府)工作人员担任;其余成员为物业管理区域内的业主代表，由街道办事处(乡镇人民政府)、居(村)民委员会组织业主推荐产生。筹备组中的业主代表应由模范履行业主义务，热心公益事业，责任心强，有一定组织能力并能够按时参加筹备组活动的业主担任。
3、关于业主大会会议筹备组产生办法的公示(5-15名)
依据：1)《济南市物业管理办法》济南市人民政府令第253号 第十七条 筹备组应当自组建后七日内，将其成员名单和工作职责在物业管理区域内公示。
2)《济南市业主大会和业主委员会指导规则》第十一条筹备组产生后，应当以书面形式将成员名单在物业管理区域内公告。
4、业主大会筹备组成员自荐表(辅助性表格)
5、业主大会筹备组成员推荐表(辅助性表格)
6、关于业主大会筹备组成员名单的公告(含街道、居委会、业主，辅助性表格)
7、关于业主身份、投票权数、专有部分面积确认方法及结果的公告
依据：1)《山东省物业管理条例》第二十八条 房屋的所有权人为业主。建设单位或者前期物业服务企业应当将业主入住情况及时报告物业主管部门和街道办事处、乡(镇)人民政府。
第三十三条 业主大会对业主投票权的计算有约定的，从其约定。未作约定的，按照下列规定确定：
(一)按照业主户数计算的，一户计算为一票;建设单位未售出的专有部分，计算为一票;
(二)按照建筑面积计算的，每一平方米建筑面积计算为一票;建筑面积不足一平方米的按一票计算。
业主身份以及建筑面积的确认，以不动产登记簿或者其他能够证明其权属的合法有效文件为依据。
8、关于首次业主大会会议形式的公告
依据：1)《山东省物业管理条例》第三十四条 业主大会会议可以采用集体讨论的形式，也可以采用书面征求意见的形式。采用书面征求意见形式的，应当将征求意见书送交每一位业主;无法送达的，应当在物业管理区域内公告。
不参加投票业主的投票权数是否计入已表决的多数票数，由管理规约或者临时管理规约规定。
第三十五条 物业管理区域内业主人数较多的，可以以幢、单元、楼层为单位，推选业主代表参加业主大会会议。业主代表参加业主大会会议前，应当事先书面征求其所代表的业主意见，并将经业主本人签字的书面意见在业主大会会议上如实反映。
9、维华商业广场《管理规约(草案)》
10、维华商业广场《业主大会议事规则(草案)》
依据：1)《济南市物业管理办法》济南市人民政府令第253号 第十八条 筹备组履行下列职责
(一)确定首次业主大会会议召开的时间、地点和内容;
(二)草拟管理规约、业主大会议事规则、业主委员会工作规则;
(三)确认业主身份，确定业主在首次业主大会会议上的投票权数;
(四)提出首届业主委员会委员候选人条件和选举办法;
(五)召开首次业主大会会议的其他准备工作。
11、关于选举业主委员会委员相关事项的公示(5-13人20%差额、任期5年)
依据：1)《济南市物业管理办法》济南市人民政府令第253号 第二十二条 业主委员会由三人以上单数组成。业主委员会每届任期不超过五年，委员可以连选连任。
2)《济南市业主大会和业主委员会指导规则》
第十七条 业主委员会应采取差额选举的方式产生，差额比例不得低于20%。
12、业主委员会委员候选人自荐表
13、业主委员会委员候选人推荐表
14、关于业主委员会委员候选人名单的公示
15、业主委员会委员候选人简历表
依据： 《济南市业主大会和业主委员会指导规则》
第十八条 业主委员会由5至13人的单数组成，首届业主委员会人数由筹备组根据物业管理区域的实际情况确定。
第十九条 推选首届业主委员会委员的候选人，由筹备组向业主发放推荐表，根据得票多少，并结合物业管理区域规模及委员的代表性、广泛性等因素，确定候选人名单。
筹备组应该审查候选人的资格。候选人名单产生后，筹备组在物业管理区域内公告。
第二十条 业主委员会委员候选人应符合下列条件：
(一)居住在本物业管理区域内;
(二)具有完全民事行为能力;
(三)遵守国家有关法律、法规;
(四)遵守业主大会议事日程规则、业主公约，模范履行业主义务;
(五)热心公益事业、责任心强、公正廉洁、具有社会公信力;
(六)具有一定的组织能力;
(七)具备必要的工作时间;
(八)未在本物业管理区域的物业管理企业及其下属企业内任职。
16、关于召开首次业主大会会议的公告
依据：《山东省物业管理条例》第三十条 筹备组履行下列职责：
对前款规定的内容，筹备组应当在首次业主大会会议召开十五日前，在物业管理区域内公告，并书面通知全体业主。业主对业主身份和投票权数等提出异议的，筹备组应当予以复核并告知异议人复核结果。
17、参加业主大会会议的授权委托书
《山东省物业管理条例》第三十五条 物业管理区域内业主人数较多的，可以以幢、单元、楼层为单位，推选业主代表参加业主大会会议。业主代表参加业主大会会议前，应当事先书面征求其所代表的业主意见，并将经业主本人签字的书面意见在业主大会会议上如实反映。
18、业主大会会议表决票(辅助性表格，存档)
19、业主委员会候选人基本情况表
依据：《山东省物业管理条例》第三十条 筹备组履行下列职责：(四)提出首届业主委员会委员候选人条件、名单和选举办法;
《济南市业主大会和业主委员会指导规则》第十三条 筹备组应在30日内(特殊情况可以延长30日)完成下列工作。(五)确定业主委员会委员候选人人数和产生办法，组织业主推荐产生业主委员会委员候选人;
20、关于更改首次业主大会会议召开时间的公告(不能按照原定计划召开情况下的告知)
21、关于延长投票时间的公告(在原定时间内未实现双过半，延长会议期间)
22、关于首次业主大会会议表决结果的公告
23、业主委员会委员名单及基本情况、委员分工(公示10日)
依据：《山东省物业管理条例》第三十九条 业主委员会应当自选举产生之日起三十日内，持下列资料向物业主管部门和街道办事处、乡(镇)人民政府备案：(四)业主委员会委员名单和基本情况;
24、首次业主大会会议记录和会议决定;
25、关于业主大会依法设立的公告
26、选举和表决结果统计表
27、济南市业主委员会成立(换届)备案申请书;
依据：《山东省物业管理条例》
第三十九条 业主委员会应当自选举产生之日起三十日内，持下列资料向物业主管部门和街道办事处、乡(镇)人民政府备案：
(一)业主大会会议决议;
(二)业主大会议事规则;
(三)管理规约;
(四)业主委员会委员名单和基本情况;
(五)法律、法规规定的其他资料。
物业主管部门应当自收到前款规定资料之日起十日内，对符合条件的发给业主委员会备案证明，并出具业主委员会刻制印章证明。业主委员会应当依法刻制、使用、管理印章和开立账户。
《济南市物业管理办法》济南市人民政府令第253号 第二十四条 业主委员会应当在首次会议后，持街道办事处、乡(镇)人民政府签署的意见书及下列资料向县(市)、区住房保障管理部门备案：
(一)业主大会会议决议;
(二)业主大会议事规则;
(三)管理规约;
(四)业主委员会委员基本情况和联系方式;
(五)筹备组关于召开首届业主大会和选举业主委员会的情况。
《济南市业主大会和业主委员会指导规则》
第二十二条 业主委员会应当自选举产生之日起30日内将成立情况向物业所在地的县(市)、区房管部门备案。备案时应提交以下材料：
(一)业主大会会议记录和会议决定;
(二)业主委员会成立备案申请表;
(三)业主公约;
(四)业主大会议事规则;
(五)选举和表决结果统计表;
(六)业主委员会委员名单及基本情况、委员分工等。
县(市)、区房管部门应在收到上述材料后10日内将有关情况书面通报所在地街道办事处(乡镇人民政府)、公安派出所、物业建设单位、物业管理企业。
第二十三条 筹备组应当在业主委员会选举产生后组织召开首次业主委员会会议，由业主委员会推选产生业主委员会主任1人、副主任1至2人。
选举产生首次业主委员会后，筹备组自行解散。
28、业主大会议事规则(表决稿)
29、管理规约(表决稿)
30、关于业主大会、业主委员会印章启用的公告
20**年6月26日
按照《山东省物业管理条例》、《济南市物业管理办法》《济南市业主大会和业主委员会指导规则》等法律法规的要求，物业管理区域内召开首次业主大会会议、选举业主委员会主要涉及到上述的步骤和规范性表格。为了规范、高效、快速、稳妥的成立业委会我们会按照程序、规范操作、保存证据、协助办理相关事宜。
物业经理人网-www.pmcEo.com篇2：X山庄筹备组总召集人就业主大会会议事项和筹备情况说明
某山庄筹备组总召集人就业主大会会议有关事项和筹备情况的说明
一、关于召开业主大会会议的有关事宜
1、这次业主大会会议的任务是什么？
这次业主大会会议的任务是表决通过《**山庄业主大会议事规则》和《**山庄管理规约》，选举产生业主委员会。
2、这次会议在何时、何地召开？几点签到入场？
这次会议于10月2日上午10点在山庄**酒店1号会议室（进大门一层右侧）开幕，9点开始签到入场。
3、参加会议需要带什么证件？
业主（房房屋权属证书上记载的权利人和商品房买卖合同记载的购房人）本人与会，出示身份证签到，领取会议材料和选票，进入会场；被委托人与会，出示委托书和被委托人的身份证签到，领取会议材料和选票，进入会场。
4、本人不能与会，怎样委托？
若本人不能参加会议，可以书面委托亲人、朋友、邻居等参加会议。委托书写清楚"××房号×××业主，全权委托×××参加**山庄首次业主大会会议，行使表决和投票权。"最后签上委托人姓名、委托日期、联系电话。
5、不能参加10月2日上午的会议，还有其他方式参加会议吗？
因本次会议采取集体讨论与书面征求意见相结合的方式，若不能参加10月2日上午的会议，可以通过书面征求意见方式参加会议。会议至少开7天以上。
6、如何投票？
（1）20**年10月2日上午，会议进行到表决投票议程时，投票人将填好的选票投入会场设立的投票箱。
（2）10月2日下午至10月5日下午，上午9:00～11:30、下午2:30～5:30，投票人可到筹备组办公室设置的投票箱投票。
（3）10月5日后，筹备组办公室可继续投票。为方便城里业主投票，在阳光假日售楼处（车公庄大街）设置投票点，投票时间为每周三晚上7:30～9:30。
7、如何唱票、计票、监票？
计票、唱票人由非业主委员会成员候选人担任。每天投票结束后进行唱票、计票，做好登记，对选票进行封存。投票业主均可参加监票。我们还在联系公证处，争取他们能到现场来监督。
8、会议何时结束？投票表决结果何时公布？
只有当山庄多数业主表达意见后，会议才会圆满结束。也就是说，业主对《议事规则》、《管理规约》和候选人通过投票表达意志达到法定有效时，会议即可结束。会议结束时公布投票表决结果。
二、关于筹备组的工作
9、筹备组的任务是什么？
建设部《业主大会规程》第六条明确规定，筹备组做好五项工作：（一）确定首次业主大会会议召开的时间、地点、形式和内容；（二）参照政府主管部门制订的示范文本，拟定《业主大会议事规则》（草案）和《管理规约》（草案）；（三）确认业主身份，确定业主在首次业主大会会议上的投票权数；（四）确定业主委员会委员候选人产生办法及名单；（五）做好召开首次业主大会会议的其他准备工作。
10、筹备组是否要公告"产权清册"？
有业主要求筹备组公布产权清册。我们筹备组严格依照法律赋予的职责、按规定程序办事，该公告的（筹备组要做好的五项工作中的前四项）已经全部公告了。至于公布产权清册，法律法规没有赋予筹备组这项职责，国务院《物业管理条例》规定，小区的竣工总平面图和单体建筑、结构、设备竣工图等等资料移交给业主委员会。
11、筹备组的工作是否有章可循？
筹备组严格遵循法律法规做好筹备工作，始终坚持从山庄大局和广大业主的利益出发，听取各种不同意见，在充分讨论的基础上经多数同意形成决定。譬如，对《议事规则》和《管理规约》等文件的修改定稿，都是举手表决通过的。
筹备组成员内部还有一条约定：筹备组会议上可针锋相对地争论，形成决议后，可保留个人意见，但对决议要遵照执行。
12、业主的投票权数是如何确定的？
我们是根据建设部《业主大会规程》和京国土房管物[20**]316号、 [20**]949号、[20**]338号文件的规定和精神，对业主专有部分建筑物面积确定了投票权数。非住宅（配套公建）部分，开发商已书面明确回复，不参加投票。对配套公建的区分建议业主委员会纳入日程。
13、业主的共有建筑物不参加投票是否会损害业主的权益？
明确地告诉大家：不会。一段时间来有业主多次要求筹备组把业主的共有建筑物搞清楚，不然就会给业主带来很大损失。《物业管理条例》第六十四条规定，"建设单位在物业管理区域内不按照规定配置必要的物业管理用房的，由县级以上地方人民政府房地产行政主管部门责令限期改正，给予警告，没收违法所得，并处10万元以上50万元以下的罚款。"简单地说，属于业主的共有建筑物，开发商必须给；不属于业主共有的
建筑物，现在要不到，以后也要不到。14、筹备组成员中是否有法律工作者？
有。筹备组成员中有法学硕士、法律博士、法律教授、律师等法律专业业主。
15、筹备过程中遇到什么难题和阻碍？
筹备召开业主大会成立业主委员会是一件很难做的事情。北京市从十多年前就要求成立业主委员会，时至今日成立业主委员会的小区只有17%。其难度是可想而知的。我们通过一些特有的方式和办法，排除了种种障碍和阻力，做到"有理、有利、有节"，总的进展基本顺利。期间，筹备组遇到过威胁、刁难、发难等等事情，但我们没有被吓倒，没有被难住，而是一如既往地做好首次业主大会的筹备工作。
16、筹备组对业主委员会有何期望和工作建议。
我们筹备组期望选举产生的业主委员会，能严格依照业主大会通过的《议事规则》和《管理规约》，实实在在地把山庄的事情办事好，切实代表和维护广大业主的利益，把广大业主的共同愿景变成现实。根据去年维权以来特别是在业主大会的筹备过程中收到的提议，建议业主委员会首先要解决好物业服务和管理上存在的问题，其中首要的是业主的人身安全和财产安全问题，保证业主的"安居"，这是重中之重。关于房屋产权证和土地使用权证、环境卫生、道路交通、水系和人工湖、公共绿地、医疗设施等问题，应当全面纳入业主委员会的工作日程，制定工作规划，区分轻重缓急、按照先易后难原则逐一解决，尽快改变"大杂院"状况，把山庄建成和谐舒畅、整洁亮丽、优美轩旷的别墅社区。
最后请各位业主按时与会，祝大家国庆节愉快！
20**年9月24日