P物业信息传递管理制度

　　1.总则

　　信息管理是分公司的一项基本管理制度，是企业正确决策的前提和依据。为使分公司的信息管理规范化、系统化，特制定本办法。

　　2.信息的定义

　　2.1信息是指在分公司整个管理过程中，人们产生、运用和输入、输出信号的总称。

　　2.2分公司信息的内容包括：

　　2.2.1分公司的资料、文件和有关制度;

　　2.2.2分公司的各类工作报告、计划、会议纪要、通知、重要工作安排及反馈等;

　　2.2.3外部与分公司业务和管理有关的事件、管理案例、报道、文件等。

　　2.3网络信息的内容包括：与分公司业务和管理有关的图片、文字和声音等各种传播信息的载体。

　　3.管理原则和体制

　　3.1分公司按集中与分散结合、纵向与横向结合的原则建立信息管理系统。

　　3.2分公司级信息管理由分公司总经理办公室统筹和协调，各职能部门、项目组(以下简称各部门)负责各职责范围内的信息管理工作。

　　3.3分公司各部门人员应保持开放心态，及时、准确地将相关信息在公司内部网上发布或传递给分公司相应部门。

　　3.4分公司各部门之间及部门内部以正常的信息传递方式传递真实、完整的信息，不得传播未经证实的加入个人主观臆测的信息。

　　3.5分公司职员应树立高度的保密意识，严格控制信息传递的范围，不得将受控的信息向无关人员泄露。

　　4.管理责任

　　4.1各部门负责人是本部门信息工作的第一责任人，全权负责本部门的信息管理工作。

　　4.2总经理办公室信息管理员负责分公司信息的反馈和收集，并对各部门信息传递进行监管工作。

　　4.3各部门设一名信息管理员(可以兼任)，负责收集部门各项信息。

　　5.信息处理程序

　　分公司信息处理流程包括信息的收集、加工、传递、贮存、使用等几个环节;

　　5.1信息的收集

　　5.1.1各部门信息管理员须于每周四下午3点00(因为每周四17:30前要公布在OA，可预留时间统计)分前将本部门本周的《信息汇报表》收集发送至总经理办公室信息管理员;各部门信息管理员每月25日下班前将本部门本月的《信息汇报表》交至总经理办公室信息管理员，由总经理办公室信息管理员汇总后发送至分公司领导和各部门参阅。

　　5.1.2 总经理办公室信息管理员负责分公司各部门每周、每月信息报送的监督、执行情况;记录、整理分公司各项重要工作，每月对分公司全月的信息进行总结。

　　5.1.3各部门须及时将本部门各类管理信息、突发事件、顾客投诉、重要会议或活动信息，按规定要求发送到总经理办公室信息管理员处或发送给分公司相关领导或职能部门，其中重大、突发事件，事发后1小时内上报总经理办公室或有关领导，所采取措施应在1个工作日之内上报。分公司信息管理员负责督促以上信息及时有效传递。

　　5.1.4所有以分公司名义对外信息的发布均由总经理办公室信息管理员操作，各部门需对外发布信息的，须将相关文件交至总经理办公室信息管理员备案。总经理办公室信息管理员发布信息时若有链接文件，除链接HTML文件外，应同时在指定文件夹备份文档。

　　5.1.5各部门向其他部门或分公司全体发送工作邮件须经本部门负责人签批，否则将视为无效信息。

　　5.2.信息的存储

　　5.2.1建立信息档案，总经理办公室和各部门信息管理员负责将分公司和本部门的有关信息及时分类存档，分公司和各部门各项制度、重要通知、重要事件处理报告等文件还须打印存档，信息管理员须能及时找到已存档的有关信息。

　　5.3信息的使用

　　5.3.1为领导决策服务，即信息自下而上的传递，提供决策依据、素材;

　　5.3.2为贯彻分公司各部门日常经营管理事务服务，即信息自上而下的传递;

　　5.3.3为分公司各部门日常经营管理事务服务，由各个信息系统自行使用信息或上下传递;

　　5.3.4为分公司协调工作服务，即信息平行的传递;

　　5.3.5为特定的咨询问题服务;

　　5.3.6为适应上级领导部门和有关部门需要服务;

　　5.3.7为公共关系目的服务。

　　6.信息的反馈

　　6.1建立信息反馈机制，评估信息管理效果、效率，改进信息管理作业。

　　6.2 分公司所有职员在接收到信息(内部及外部)之后，必须尽快给对方回复。

　　7.分公司内部网及互联网使用权限规定

　　7.1总经理办公室信息管理员统一为职能部门职员设置登录分公司计算机的使用权限及OA帐户。

　　7.2各部门及各位职员必须采用给定的帐号上分公司内部网，并对帐号严格保密，不得泄露给外界(他人)使用。

　　7.3各部门对上网帐号及密码要严格管理，部门及职员的上网密码应每月更换一次，如本部门有人员离职，应交接其在职时所有工作涉及的电子文档，立即更换其在职期间所掌握的所有密码，以确保信息安全。

　　7.4不得利用互联网及E-mail信箱从事危害国家安全,泄露国家秘密等犯罪活动。

　　7.5不得利用互联网泄露分公司机密，查阅、复制和传播非法言论、淫秽黄色信息。

　　7.6使用电子邮箱时，应遵守互联网国际惯例，不得向他人发送恶意的、挑衅的邮件;不得向其他企业或机构的发送分公司的知识产权、商业机密等保密信息。分公司信息管理员须定期对各帐号使用情况进行监控、检查。

　　8.关于网上投诉的回复

　　8.1总经理办公室信息管理员负责收集互联网上的相关投诉。

　　8.2信息管理员须每日浏览之平管理外部网、部门网页及其他相关网站，收集相关网上留言，转发相关部门及分公司领导。

　　8.3投诉涉及各部门的内容由各部门进行回复，并发送部门领导审核;涉及分公司的投诉由总经理办公室负责答复。

　　9.关于信息安全

　　9.1总经理办公室信息管理员负责对整个分公司信息的管理，任何文字文件及电子文档未经请示不得擅自删除。

　　9.2分公司职员在使用自带移动硬盘及U盘等存储设备后，应及时清理移动存储设备上的与分公司相关的信息，不得将带有工作机密的U盘等借给他人使用。

　　9.3分公司职员使用笔记本电脑时，在将笔记本电脑带离分公司时，应做好笔记本电脑内的分公司信息保密工作。

　　9.4分公司所有职员都有保护分公司信息安全的责任和义务，都应养成自觉保护分公司信息安全的习惯。

　　10.内部管理沟通渠道

　　10.1开放式办公

　　分公司要求所有经理人员都必须主动敞开自己的办公室大门，让职员能够走进他们的办公室提出问题和意见，同时也要求所有的经理人员经常走出办公室，关注下属的想法和情绪。分公司提倡坦诚布公的交流，职员可以将自己的任何想法和疑问向经理提出，并不会应因此受到指责和批评。

　　10.2总经理约会

　　如职员需要与集团高层领导单独面谈，可以通过职员关系专员安排，保证在申请后正常工作日36小时内有答复，让职员有机会走进高层领导的办公室。

　　10.3职员关系专员

　　设立职员关系专员岗，接受和处理职员表达的想法、意见和建议，保证在正常工作日36小时内有答复，并为职员的身份保密。

　　10.4工作面谈(转正、调薪、岗位变动、工作评估、离职)

　　10.4.1新职员即将转正时，职员的上司必须与职员进行转正面谈，了解职员加入分公司后的工作体会，给予职员试用期的工作评价，并明确告知职员转正后的薪金级别。

　　如果有调薪和岗位变动发生，职员的上司应该及时与职员面谈，解释分公司的决定，倾听职员的意见。

　　10.4.2进行工作评估和职业发展承诺时，职员的上司须与职员进行评估面谈、职业发展面谈，就职员的工作表现和潜力进行评估和反馈，并对职员今后的工作和职业发展提出建议。

　　10.4.3如果职员即将离开分公司，职员的上司须与职员进行离职面谈，聆听职员选择离开的原因，同时，职员还可以申请与任何一位信任的职员进行离职面谈。

　　10.5工作讨论和会议

　　分公司的绩效管理体系要求管理者在制定目标的时候倾听团队的意见，共同分享愿景。这样的讨论和工作会议要求在日常管理中持续不断的进行。

　　10.6E-MAIL、OA、BBS

　　分公司有畅顺的电子邮件系统，当面对面的交流不适合时，职员可以给任何人发送邮件，解决工作中的疑问和困惑。如职员有意见需要直接向执行总经理反映，可以在邮件系统中直接发送执行总经理。电子邮件应该简洁明了，并应只发给真正需要联系的人员。还可利用OA及OA系统中的BBS发表留言,但是发表的话题及留言一定要真实有效。

　　10.7职员申诉

　　职员申诉方式可采用面谈和书面两种形式，如选用书面方式，请职员务必在申述书上署名并附上联系方式，以便申述能够得到及时解决。如职员通过通道10.5反映情况，却得不到直接主管认同的话，可以继续向部门经理或更上一层反映。从解决问题的角度出发，鼓励职员尽量使用10.1、10.2、10.4、10.5渠道，如职员认为有必要通过渠道10.3时，同样也可以直接向执行总经理申诉。

　　10.8满意度调查

　　分公司通过定期的不记名意见调查向职员征询对分公司业务、管理等方面的意见，了解职员对工作环境的整体满意程度，职员可完全凭自己的真实想法反馈而无须任何顾虑。

　　10.9分公司的信息发布渠道(分公司网站、视频会议、业务简报、公告板等)

　　分公司拥有内、外部网站，并有专人进行维护和更新，分公司有各种各样的业务简报，在重要的办公通道还设置公告板等，让职员方便、快捷的了解业界动态、分公司业务发展动态和重要事件、通知。

　　10.10职员意见箱

　　在分公司本部设置职员意见箱，意见箱的钥匙直接放在执行总经理处或其授权人专管，方便职员任何时候都可以通过意见箱向分公司反馈信息。

　　10.11执行总经理个人网站或博客

　　职员可在分公司执行总经理的博客上发布信息，反馈意见或建议，执行总经理会定期给予回复。

　　11.相关操作表格

　　*Z-CQ11-01-F1《信息汇报表》

篇2：物业文件报批和信息传递程序管理规定

　　物业文件报批和信息传递程序管理规定

　　1、目的：

　　为规范文件报批和信息传递流程，减少管理失误，提高效率。

　　2、适用范围：

　　****（顾问项目）管理处

　　3、职责：

　　信息资料员负责管理处的信息收集、汇总工作。

　　4、方法和过程控制：

　　4.1文件报批流程

　　4.1.1关于报批部门

　　4.1.1.1各种重要信息的报送部门、电脑采购的审批部门为上级领导审批。

　　4.1.1.2人事、行政类文件、员工活动的报批部门为综合管理部；

　　4.1.1.3经营管理类文件的报批部门为管理处经理；

　　4.1.1.4财务管理类文件及各种收费标准的报批部门为财务部。

　　4.1.2报批程序

　　4.1.2.1由单一部门审批的文件，由报批部门直接报相应审批部门审批；

　　4.1.2.2需由多个部门审批或业务部门不能确定由哪一部门审批的文件报经理审批，由经理综合协调负责转发相关部门（人员）和跟踪。

　　4.1.2.3报批文件只能使用单一收件人（可抄送相关人员）。

　　4.1.2.4发件人以收件人为跟踪对象，收件人负责文件的审批跟踪。

　　4.1.2.5文件须有签署人。

　　4.1.3各部门在执行过程中可将意见及时反馈给经理。

　　4.2信息传递管理制度

　　4.2.1各部门人员应保持开放心态，及时、准确地将信息在内部发布或传递给相应部门。

　　4.2.2各部门主管是本部门信息工作的第一责任人，全权负责本部门的信息管理工作。

　　4.2.3各部门之间及部门内部以正常的信息传递方式传递真实、完整的信息，不得传播未经证实的加入个人主观臆测的信息，对以非正常方式传播对公司造成不良影响的信息者将追究其相应责任，严重者将移交司法机关处理。

　　4.2.4员工应树立高度的保密意识，严格控制信息传递的范围，不得将受控的信息向无关人员泄露。

　　4.2.5各部门须在每月月末最后一天下班前（遇节假日向前顺延）将本部门《月度工作计划表》和《月度工作完成情况表》上交经理审核、顾问审批及打印张贴；各部门须在每周五前将本部门的《周信息报》上交经理审核、顾问审批及打印张贴；如入伙、装修、各类公司定义的专项工作负责人需每天填报《专项工作日报》，并于每日下班前提交经理审核、顾问审批后交信息管理员收档；各部门应及时将本部门各类管理信息、突发事件、顾客投诉、重要会议或活动信息，按规定要求发送给相关领导或总公司相关部门，其中重大、突发事件，在事发生后1小时内上报经理或有关领导，所采取措施应在三天之内上报。

　　4.2.6各部门人员向其他部门发送邮件或文件必需抄送本部门主管，否则将视为重大的违反公司规定处理。

　　4.2.7各部门对上网帐号及密码要严格管理，部门及职员的上网密码应每月更换一次，如本部门有人员离职，应立即更换其在职期间所掌握的所有密码，以确保信息安全。

　　4.2.8不得利用INTERNET及E-mail信箱从事危害国家安全,泄露国家秘密等犯罪活动。

　　4.2.9不得利用互联网泄露公司机密，查阅、复制和传播非法言论、淫秽黄色信息，对违反此规定的行为，公司将做严肃处理。

　　4.2.10操作时，应遵守INTERNET国际惯例，不得向他人发送恶意的、挑衅的邮件，不得随意向不认识的企业或机构的信箱发送商业广告。

　　4.2.11不得利用INTERNET从事私人工作，综合管理部将定期对各帐号使用情况进行监控、检查。

篇3：物业顾问项目信息传递管理规定

　　物业顾问项目信息传递管理规定

　　1.目的

　　为规范管理处信息收集、分析及反馈流程，提高信息对管理处经营管理应用水平。

　　2.范围

　　****物业管理处

　　3.职责

　　3.1综合管理部：负责管理处信息管理工作的整体规划及指导、监督及信息流程的制定，所有管理处相关经营和管理信息的整合、收集、传递、跟踪及监督工作；

　　3.2部门主管：负责部门内业务信息的流转、管理和处理，根据职能指定专人对信息进行分析、反馈工作；

　　3.3全体员工：对个人涉及到的管理处相关信息均有收集、传递、反馈和按规定保密的义务，对信息在流程中出现任何问题，有权及时反映或提出合理化建议。

　　4.方法及过程控制

　　4.1各部门应保持开放心态，及时、准确地将信息传递给管理处相应部门和人员；

　　4.2各部门之间及部门内部应以正常的信息传递方式传递真实、完整的信息，不得传播未经证实地加入个人主观臆测的信息，对以非正常方式传播信息对管理处造成不良影响的人员，管理处将追究其相应责任；

　　4.3管理处员工应树立高度的保密意识，严格控制信息传递的范围，不得将受控信息向无关人员泄露；

　　4.4综合管理部负责通过各种媒体收集、发布有关物业管理行业信息及管理处的内部管理信息，并有针对性地进行深入分析；

　　4.5综合管理部负责接收、转发与地产及其他外部往来的信息和文件，及时传递给相关领导及责任部门（人），并负责有关工作的落实、反馈；

　　4.6管理处各部门负责收集来自客户的投诉、建议、需求等信息，负责本部门日常管理过程中的经验、举措等管理信息的搜集、报送；

　　4.7各部门各类管理信息、突发事件、顾客投诉、重要会议或活动信息，按规定要求及时报送给管理处相关领导或职能部门；

　　4.8各部门对发生的重大、突发事件信息，在事发后半小时内上报综合管理部或经理，所采取措施及处理情况应在三天之内汇报；

　　4.9各部门须在每月30日前汇总本部门当月工作完成情况和下月工作计划，报管理处综合管理部。综合管理部须在每月30日前制定管理处下月工作计划；

　　4.10综合管理部负责对各部门反映的问题，及各部门需要管理处或其他部门协调解决的问题的处理情况进行跟踪，并将结果及时反馈给相关领导及部门；

　　4.11各部门须在每年12月30日前汇总部门本年度工作完成情况，制定下年度工作计划，报管理处综合管理部。综合管理部在每年1月20日前制定管理处年度工作计划。