监理机构对工程档案的管理
（1）监理机构按国家或省市颁布的关于工程档案管理规定，建设单位要求和监理合同文件规定，注意认真做好包括合同文本文件、建设单位指示文件、施工文件、设计文件和监理文件电脑感必须归档的资料档案的分类建档和管理；
（2）监理机构定期对监理档案管理工作进行检查。同时，督促承包商按合同规定做好工程档案管理工作；
（3）在委托监理合同工程项目完成或监理服务期满后，按建设单位要求和建设工程施工合同文件规定，对应由监理机构归档的工程档案逐项清点、鉴定、整编、登记造册，并向建设单位移交。
篇2：建设项目监理资料档案管理制度
建设项目监理资料及档案管理制度
一、监理文件的管理
1、监理文件是指监理项目部的监理人员在监理作业中所形成的文类管理；
2、监理文件的分级管理是指文件形成的过程中，按职责权限进行编制、审查和签发；
3、监理文件的分类管理是指文件形成后的编号、发送、传递和保管。
二、监理项目部发出的监理文件的编制和审批分为五级管理
1、监理项目部管理制度及监理作业指导文件、监理规划、专业监理实施细则由有关人员编制后总监审定，作为Ⅰ级文件；"监理规划"作为公司文件经公司批准后，作为Ⅰ级文件管理；
2、监理项目部向业主提交的重要报告：总结、月报、专题报告、图纸会审/评审纪要、工程暂停令、严惩工期审批、索赔签证、质量和安全事故报告，由有关专业监理工程师编制，总监审批签发，作为Ⅱ级文件。
3、监理项目部所发正式函件由有关监理工程师编制，总监理工程师签发，作为Ⅲ级文件。
4、监理项目部所发工程联系单、通知单、备忘录、报表、各类审查单以及监理作业表等由有关专业监理工程师编制，交规定的签发人审核后签发，作为Ⅳ级文件。
5、监理统计表以及其他监理内部文件通知等作为Ⅴ级文件。
三、监理作业中形成监理文件的分类
1、按专业分类，分为以下11类：锅炉、汽机、土建（含勘测）、仪表及控制、炉保、焊接、化学、给排水、技经及综合等。
2、文件性质分类：
综合管理：监理规划、监理的管理制度、监理项目部的重要报告、总结、月报。对施工组织设计，施工单位的作业指导书等综合性施工作业指导文件进行审核所发的工程联系单；
质量管理：对施工质量、设备质量、消缺方案等所发的通知单、联系单等有关质量控制文件；
进度管理：对开工报告的审核意见，有关开工、停工、复工令的监理项目部有关进度控制文件；
投资管理：对施工单位的工程变更和材料代用及设计单位的设计变更所引起的费用变更的答复所发出的联系单、通知单等有关投资控制的文件；
安全文明控制：对施工单位的安全管理和文明施工所进行的监督文件；
合同管理：对合同执行中的问题（包括索赔）所提出的意见而发出的联系单和通知单等文件。
四、监理部收到的工程文件的分类管理
1、来自建设单位的工程文件：
建设单位的正式公文，可作为业主来函（包括上级审批文件）建档管理；
建设单位所编制的日常工程文件按如下分类进行管理：
--建设单位所编制的会议纪要；
--建设单位和第三方所签订的合同文件；
--建设单位有关建设项目报建文件；
--建设单位所转发的设备文件；
--建设单位所转发的设计文件；
--质量监督站文件；
--建设单位所发的通知单、联系单；
--施工现场建设管理制度。
2、来自设计单位的文件，可按如下分类管理：
初步设计文件及概算书；
主/辅机设备技术规范书；
施工图设计文件；
施工图预算；
设计变更；
设计联络会资料。
3、来自施工和承包单位的工程文件可按如下分类管理：
施工依据文件和技术文件（施工组织设计及作业指导书）；
开工报批文件；
要求变更施工设计或材料代用的文件和联系单；
质量保证资料；
要求变更施工进度的文件和联系单；
要求增加费用或要求索赔的文件和凭证；
关于施工质量方面的文件或联系单；
关于设备质量和开箱验收的文件和联系单；
工程调试文件；
施工质量验评资料及安装调试记录；
制造厂家的变更、答复、提供资料、方案等；
承包单位提供的检验文件和自制文件、凭证和单据；
各承包单位的正式来函做专档管理；
事故处理及不合格项处理；
施工总结及技术总结。
五、文件的传送
1、所有文件的收发传送由信息员负责；
2、监理文件发出前应按32条的规定，由审批人签字后发出；
3、收入文件应交总监批阅，按批阅意见交有关负责人处理；
4、监理部编制对外发送报表应按报表规定的审签权限审批；
5、承包单位的报表审查，按36条规定的审签权限分别递送审查；
6、监理部收发文件用表见表
六、监理作业表示及审批
对施工单位报审表的审批：
1、"工程开工/复工报审表"（A1、A6）由总监理工程师审批；
2、"施工组织设计（方案）报审表"（A3.1）由专业监理工程师审查，由总监理工程师批准；
3、"分包单位资格报审表"（A3.4）由专业监理工程师审查，由总监理工程师批准；
4、"工序报验申请表"（A3.3）由专业监理工程师审查，由总监理工程师批准；
5、"工程款支付申请表"（A4.3）由专业监理工程师审查，并填写"工程款支付证书"由总监签发；
6、"延长工期报审表"（A2.2）由专业监理工程师审查，由总监签发；
7、"费用索赔申请表"（A4.2）由专业监理工程师审查，并填写"费用索赔审批表"由总监签发；
8、"工程材料/构配件/设备报审表"（A3.2）由专业监理工程师审查，由总监或专业监理工程师批准；
9、"工程竣工报验单"（A7）由专业监理工程师审查，由总监签证；
10、"工程变更单"（A9）由专业监理工程师审查，由总监批准；
11、"监理工程师通知单"（B2）由专业监理工程师审查，由总监或专业监理工程师签发；
12、"工程暂停令"（B1）由专业监理工程师审查，由总监批准。
七、文件编号
1、文件的分类表示：
文件资料归档都应按不同类别进行标识。
文件资料的分类标识如图3-1所示。
2、文件编号
"监理现场用表"按如下编号：
*
* -------- 年月---------**后两位数字流水号（二位以上）
表式
3、文件签字加盖印章
在监理作业中需要发出文件时，编制人及审核人均应由本人签字，信息员归档，加盖印章发送。
八、监理统计用表及监理台帐
监理统计用表是监理项目部内部的管理用表，作为监理人员的工作台帐，由监理项目部自存，不向外发送，主要有：
1、项目监理作业大事记；
2、设计变更工程联系单汇总登记表；
3、单位工程形象进度一览表；
4、施工质量验评统计表；
5、设备缺陷汇总表；
6、监理作业信息月报；
7、承建单位月进度款支付台帐。
九、监理文件的移交和归档
1、监理文件的移交
安装工程结束后，施工文件向建设单位进行移交的同时，监理文件也要按规定向建设单位进行移交，移交监理文件的目次要求和建设单位协商后确定，一般移交如表3-3所示文件或按GB/T50328-20**规定移交。
表3-3
序号文件名称文件级别序号文件名称文件级别
1监理规划
（含修改内容）Ⅰ11工程暂停令Ⅱ
2分包单位资格审查资料Ⅵ12延长工期报审及审批资料Ⅵ
3设计交底与图纸会审会议纪要Ⅱ13监理工作联系单Ⅵ
4设计变更资料
（审查单）Ⅳ14施工备忘录
5工程变更资料
（审查单）Ⅳ15工程资料缺陷及事故处理资料Ⅱ
6施工指导文件审查资料Ⅳ16工程施工竣工结算资料Ⅱ
7施工测量放线资料
（审查单）Ⅳ17
索赔资料签证单Ⅱ
8工程材料/构配件/设备质量检查及抽查试验资料Ⅳ18施工质量Ⅱ
19监理月报Ⅱ
9隐蔽工程验收资料
（验收单）Ⅳ20监理工作总结Ⅱ
10整改通知单Ⅳ21会议纪要Ⅱ
2、监理文件的归档
监理项目部撤离现场后，应将监理文件向公司档案部门归档。
监理项目部在撤离现场后，对有保存价值和供今后追溯的文件/资料/凭证，均应想本公司归档。
监理依据资料按以下案卷归档：
第一卷 工程审批文件
第二卷 工程合同/协议文件
第三卷 工程报建资料及开工审批文件
第四卷 工程设备招标投标资料
第五卷 工程设计图纸资料
监理作业资料按以下案卷归档：
第一卷 监理合同文件
第二卷 监理部质量体系文件
第三卷 监理内部管理制度
第四卷 监理部来往公文函件
第五卷 监理月报/简报
第六卷 监理总结报告
第七卷 监理会议纪要
第八卷 监理部质量控制过程文件
第九卷 监理部进度控制过程文件
第十卷 监理部投资控制过程文件
第十一卷 监理部安全文明控制文件
第十二卷 工程索赔文件
对承包单位资料的归档，按如下案卷：
第一卷 施工组织设计
第二卷 施工作业指导书
第三卷 安全技术措施文件
第四卷 调试及试运行文件
第五卷 工程达标验收文件
第六卷 其他
篇3：建设监理公司档案管理规定
建设监理公司档案管理规定
第一章 总则
为建立健全公司档案工作，规范档案管理，更好地为企业提高经营管理水平和经济效益服务，根据国家有关法规，结合公司具体情况，制定本制度。
第一条 公司档案是指公司在各项经营和管理活动中形成的全部档案总和，包括工程建设监理、工程技术咨询、财务管理、劳动工资、行政管理、董事会等方面形成的档案资料。
第二条 公司档案工作是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。是企业基础管理工作的组成部分。
第三条 公司档案工作采取集中统一管理。
第二章 文件材料的形成和归档
第四条 公司经营和管理活动中形成的文件材料（含胶片、照片、录音、录像和磁卡等）由责任人积累、整理后归档。
第五条 文件材料归档的基本要求
1.归档的文件材料必须完整。
2.归档的文件材料必须准确地反映公司工程建设和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。
3.归档材料必须层次分明，符合其形成规律。
4.归档文件必须编制目录。
第六条 文件材料的归档范围主要有以下几个方面：
1.建设行政主管部门来文。
2.董事会会议纪要、决议及监理公司内部规章制度。
3.监理咨询合同、协议。
4.向政府有关主管部门的报告或复文。
5.与监理项目有关的业主、承建商的来文及复文。
6.按监理项目形成的监理业务档案、技术档案、监理工作总结。
7.有关公司人事管理档案。
8.公司经营业务档案。
9.公司会议纪要及决议。
10.其他。
第七条 归档时间
1.工程项目及科研项目，在项目告一段落或项目完成后，责任人应在14日内将应归档的文件材料组成保管单位，交档案管理部门归档。
2.各类文件材料归档一式一份，重要文件及自制文件应将原件归档。
3.公司工作人员因公外出学习、考察和参加各种会议收集得到的文件材料，要按照归档范围的规定，及时交档案管理部门归档。
4.文件材料的形成、积累、整理和移交归档是各部门的职责范围和有关人员岗位责任。
第八条 公司档案管理部门要对公司各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督、检查。
第三章 档案管理
第九条 档案实行分类管理，档案分类要遵循文件材料的形成规律，并且便于保管利用。
第十条 公司档案分类
1.工程监理及咨询类
2.财务管理类
3.人事管理类
4.行政文书类
5.董事会类
第十一条 档案鉴定
档案保管期限分永久、长期、短期三种，其确定保管期限的基本原则是；
1.对公司有长远利用价值的档案应永久保存。
2.对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。
3.符合国家有关档案管理的规定。
第四章档案利用
第十二条 档案借阅手续
1.档案管理部门应建立《借阅档案登记簿》
2.借阅档案应向档案管理员说明其利用目的，并在登记簿加以记载，由档案管理员提供服务。
3.借阅涉及公司秘密的档案，应经总经理同意，方可借阅。
4.未经总经理同意，不得向非公司人员提供档案。
第十三条 公司合同档案由合同管理人员统一管理，不得随意让他人查阅或带出公司，若确因工作需要须查看或带出公司，必须经合同统管机构批准，并出具借条，注明合同类型、编号方可借走，完后即时归还。
第十四条 非档案管理人员不得擅自提取档案。